CONTABILIDADE GERAL - PASSO A PASSO – XXXVI

3.6 CONTAS A PAGAR

Avaliar o volume de recursos obtidos através de compras à prazo. (verificar qual é o valor que a empresa deve no total).

Verificar a distribuição dos prazos de vencimentos.

Aumentar a segurança quanto aos pagamentos procedentes. (tentar diminuir ou evitar pagar as duplicatas em duplicidade).

Avaliar o volume de recursos que foram solicitados aos fornecedores através de pedido de mercadoria. (controlar, através dos pedidos, quanto comprou para, quando chegarem as mercadorias, verificar se as quantidades e a qualidade especificada no pedido correspondem à mercadoria que está chegando na empresa).

3.6.1 PROCEDIMENTO PARA IMPLANTAÇÃO

Para que o dirigente possa ter informações seguras quanto aos recursos de terceiros aplicados na empresa e melhor gerência, é necessário que o mesmo implante um controle de pedido, ficha de compromissos assumidos, controle de contas a pagar por fornecedor e global.

Para facilitar essa implantação, sugerimos que haja uma centralização quanto à elaboração e manutenção das informações nos formulários propostos. Dessa forma, quando ocorrer uma compra deve-se efetuar o lançamento no controle de pedidos e esperar até que haja a entrega desses produtos; no momento da entrega, confere-se com os dados do pedido e verifica se está dentro do que foi combinado. Se estiver tudo certo, procede-se da seguinte forma: compra à vista efetua-se o pagamento de imediato, se for a prazo efetuam-se os devidos registros, ou seja, dá-se baixa no controle de pedidos, e se lança na ficha de compromissos assumidos e no controle de pagamento por fornecedor e global.

3.6.2 CONTROLE DE PEDIDOS

Esta ficha é de fácil implantação: basta efetuar o registro dos pedidos feitos, tanto verbalmente quanto por escrito, conferir no momento da entrega e dar baixa no controle.

Em uma primeira fase, gera informações para o dirigente avaliar o valor que a empresa possui de pedidos que estejam para chegar e o volume já efetuado e assegurar quais os pedidos que realmente foram solicitados, evitando assim, possíveis faltas. Numa segunda fase, dá segurança ao dirigente quanto às condições combinadas no pedido em questão.

CONTROLE DE PEDIDOS

EMPRESA:			MÊS/ANO:					FL.:
Código	Fornec.	Condições de Pgt.		Previ. de Entrega	Valor Compra	Previsão de Pagamento:	Dia		Parcela	Data do Recebimento
________	________	________		________	________	________	________		________	___/___/___
________	________	________		________	________	________	________		________	___/___/___
________	________	________		________	________	________	________		________	___/___/___

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.6.3 FICHAS DE COMPROMISSOS ASSUMIDOS

Esta ficha é de fácil implantação: após efetuar a conferência dos pedidos e verificar os produtos que chegaram, dar baixa no controle de pedidos e registrar nesta ficha, com a devida assinatura do responsável pelo setor. Com esta ficha, o dirigente, no momento do pagamento, dispensa conferência quanto ao débito, pois, no momento da entrega do produto, já ocorreram as devidas verificações. Quando houver uma compra em 02 (duas) parcelas, deve ser preenchida uma ficha para cada pagamento. Se for em 03 (três) parcelas, 03 (três) fichas e, assim, sucessivamente.

FICHA DE COMPROMISSOS ASSUMIDOS

Empresa:
Vencimento:
Fornecedor:
Emissão:	Valor:
Tipo de Pagamento:
Observação:
Visto do Responsável	Data

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.6.4 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR POR FORNECEDOR

Para o funcionamento ideal deste controle, há a necessidade de que todas as compras sejam registradas, pois, o mesmo, propicia informações ao dirigente quanto às compras efetuadas por fornecedor. Além disso, serve como base para futuras negociações com o mesmo e, também, permite uma visualização dos pagamentos a serem efetuados para cada fornecedor.

CONTROLE DE CONTAS A PAGAR POR FORNECEDOR

EMPRESA:							FL.:
NOME DO FORNECEDOR:
Data	Nota	Valor Total	Vencimento	Duplicata nº	Valor da Parcela	Data Pagamento		Observação
___/___/___	___________	___________	___/___/___	___________	___________	___/___/___		___________
___/___/___	___________	___________	___/___/___	___________	___________	___/___/___		___________
___/___/___	___________	___________	___/___/___	___________	___________	___/___/___		___________

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.6.5 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR - GLOBAL

Este controle proporciona ao dirigente uma visualização global dos compromissos assumidos, permitindo acompanhar, de forma fácil, o total de pagamentos a serem efetuados no período, servindo de base para futuras compras no sentido de administrar prazos, procurando não centralizar muitos pagamentos em determinadas datas.

O controle deve ser preenchido de acordo com o vencimento, sendo que, o ideal é separar por mês, isto é, compras com vencimentos em janeiro devem ser registradas em um controle, compras em fevereiro, em outro controle e, assim, sucessivamente.

CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

EMPRESA:

MÊS/ANO:

FL.:

Código

Fornecedor

Data

Tipo nº

Portador

Vencimento

Valor Nominal

Acum.

Pgt.Data

Valor

Saldo Acum.

Juros Desc.

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Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.7 CONTROLE DE ESTOQUES

Possibilidade de avaliar o volume de recursos aplicados em estoque.

Condições de avaliar o volume de recursos aplicados em grupo de estoque.

Verificar e acompanhar a rotação dos estoques.

Calcular o custo da mercadoria vendida (CMV).

Este controle de estoques visa, ao dirigente da empresa, utilizar instrumentos que facilitem o controle dos estoques, de maneira rápida e eficiente, a fim de que possa obter informações importantes que lhe possibilitem, entre outros:

Avaliar o volume de dinheiro aplicado em estoques;

Avaliar o volume de dinheiro aplicado em cada grupo de estoques;

Verificar e acompanhar a rotação de giro dos estoques;

Calcular o custo da mercadoria vendida (CMV) ou custo do material consumido;

Conhecer a quantidade existente e a média das vendas/compras num determinado período.

Com essas informações poderão decidir e administrar melhor o que deve ser comprado, em que quantidade e o quê é mais importante para reforçar a venda.

3.7.1 PROCEDIMENTO PARA IMPLANTAÇÃO

Para que o controle seja eficazmente implantado, deverá ser considerado:

A definição de códigos para as mercadorias, separadas por grupo de produtos classificados de acordo com o ramo da empresa.

Toda a movimentação de mercadorias/materiais deverá ser registrada através de uma nota/controle e centralizada numa única pessoa para os devidos registros, evitando assim, duplicidade de lançamentos.

O formulário que em questão, foi desenvolvido, especialmente testado e implantado em muitas empresas. Veja a seguir como proceder em relação aos estoques.

3.7.2 ILUSTRAÇÃO DE UMA CLASSIFICAÇÃO ABC EM ESTOQUES:

Produto

A Material Estoque 10% Dinheiro Aplicado 70%

B Material Estoque 30% Dinheiro Aplicado 25%

C Material Estoque 25% Dinheiro Aplicado 05%

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

O produto “A” é aquele que se mantém em pouca quantidade no estoque, mas, o valor monetário, é grandemente aplicado. Exemplo: Uma empresa que vende motores, concessionárias etc.

O produto “B” é aquele que se mantém na média: tanto o produto em estoque, como também o valor monetário são praticamente iguais. Exemplo: Uma empresa que comercializa roupas.

O produto “C” é aquele que se mantém uma enorme quantidade de produto em estoque, mas, o valor monetário aplicado é pouco. Exemplo: Uma empresa que comercializa parafusos, arruelas etc.

3.7.3 A IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES

Normalmente, os estoques representam um dos investimentos mais elevados nas contas que compõem a estrutura de capital de giro nas empresas simplificadas. Essas contas são representadas pelas aplicações em caixa, contas a receber e estoques. Em função desse alto investimento, o item estoque tem grande importância no contexto da empresa. Portanto, quando o empresário for realizar compras para suprir as necessidades de sua empresa, deve analisar, para evitar que o entusiasmo do presente se transforme em problemas para o futuro.

Pensando assim, o empresário deve procurar trabalhar com estoques que se enquadrem em padrões mínimos e máximos, ditados pela segurança e pelo bom senso. A classificação básica que as empresas fazem, quanto aos estoques, geralmente é a seguinte: Empresas Comerciais: Mercadorias e Empresas Industriais: Matéria-prima, Produtos em processo e Produtos Acabados.

3.7.4 NÍVEL DE ESTOQUES

Em função da importância dos estoques e, para garantir a rentabilidade do capital aplicado, é ideal que o empresário estabeleça níveis de estoques para cada item, visando, principalmente, reduzir o investimento desnecessário e possibilitar o fluxo normal de produção/vendas de forma contínua e uniforme evitando possíveis interrupções.

3.7.5 ESTOQUES MÍNIMOS

É a quantidade mínima de uma mercadoria e/ou matéria-prima que a empresa deve manter em estoque para atender às suas necessidades por determinado período.

CONTROLE DE ESTOQUE

EMPRESA:

Produto:

Unidade:

Código:

Fornecedor:

Venda Média Mensal:

Periodicidade:

Est.Mínimo:

Est.Máximo:

Ano

Mês

Jan

Fev

Mar

Abr

Maio

Jun

Jul

Ago

Set

Out

Nov

Dez

Preço atual de Vendas:

Vendas

Compras

Data

Doc.nº

Quant. Entrada

Quant. Saída

Quant. Saldo

P.Custo Entrada

P.Custo Saída

P.Custo Saldo

Custo Médio Unit.

Custo Médio Atual

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

4 ANÁLISE FINANCEIRA

A Análise Financeira refere-se à avaliação ou estudo da viabilidade, estabilidade e lucratividade de um negócio ou projeto.

Administrar as finanças de uma empresa é bem parecido com administrar as contas pessoais, necessita drasticamente tomar decisões estratégicas. O objetivo é sempre promover o crescimento e construir a solidez de uma empresa. Para atingir essa meta, é necessário conhecer o que realmente compõe a área financeira. Para isso, deve-se conhecer as três partes principais de uma empresa:

Caixa – são os controles financeiros básicos;

Lucro – é a apuração dos resultados. Receita menos despesas operacionais.

Patrimônio – contagem de bens, direitos e obrigações da empresa.

Também devemos interpretar as necessidades reais de se conhecer uma organização e a busca de melhora no mercado operacional.

Negócio é referido como um comércio ou empresa, que é administrado por pessoa(s) para captar recursos financeiros para gerar bens e serviços e, por conseqüência, proporcionar a circulação de capital giro entre os diversos setores.

Plano de negócios (do inglês Business Plan), também chamado "plano empresarial", é um documento que especifica, em linguagem escrita, um negócio que se quer iniciar ou que já está iniciado.

Geralmente é escrito por empreendedores, quando há intenção de se iniciar um negócio, mas também pode ser utilizado como ferramenta de marketing interno e gestão. Pode ser uma representação do modelo de negócios a ser seguido. Reúne informações tabulares e escritas de como o negócio é ou deverá ser.

De acordo com o pensamento moderno, o plano de negócio é um documento vivo, no sentido de que deve ser constantemente atualizado para que seja útil na consecução dos objetivos dos empreendedores e de seus sócios.

O plano de negócios também é utilizado para comunicar o conteúdo a investidores de risco, que podem se decidir a aplicar recursos no empreendimento. Para E. Bolson, plano de negócio "é uma obra de planejamento dinâmico que descreve um empreendimento, projeta estratégias operacionais e de inserção no mercado e prevê os resultados financeiros". Segundo o mesmo autor, a estratégia de inserção no mercado talvez seja a tarefa mais importante e crucial do planejamento de novos negócios.

Índice

1 Contexto e objetivos

2 Convenções mais utilizadas

3 Estrutura de um plano de negócios

3.1 Capa e sumário

3.2 Sumário executivo

3.3 Planejamento estratégico do negócio

3.4 Descrição da empresa/empreendimento

3.5 Produtos e serviços

3.6 Análise de mercado

3.7 Plano de marketing

3.8 Plano financeiro

3.9 Anexos

4 Referências

5 Ligações externas

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Os projetos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal. As principais características dos projetos são que eles são (1) temporários, possuindo um início e um fim definidos, (2) planejados, executado e controlado, (3) entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos, (4) desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva, (5) realizados por pessoas e (6) com recursos limitados.

A administração financeira da empresa necessita estar atenta sempre com a administração das entradas e saídas de recursos, para poder realizar as devidas análises, conforme identifica no método de análise da administração financeira. Estes recursos influenciam diretamente a lucratividade e a análise da necessidade do capital de giro para aumento ou diminuição de recursos administrativos financeiros.

Para esse controle e análise detalhada do sistema financeiro empresarial a empresa necessita identificar:

Fluxo de caixa: este pode controlar o orçamento e os momentos diários da situação financeira da empresa.

Para a realização deste controle, é necessário, primeiro fazer um levantamento de contas a pagar e receber; segundo, levantar todos os custos e fazer uma previsão das vendas; terceiro, desenvolver um controle bancário; quarto, acompanhar os estoques.

Feito isso, criar uma ferramenta chamada estrutura gerencial de estratégia empresarial, ou seja, tomada de decisão.

Perguntas:

Você sabe fazer uma análise financeira do seu negócio?

Você planeja seu investimento?

Você costuma definir estratégia para controlar as finanças do seu empreendimento?

Você tem consciência da saúde financeira da sua empresa?

Você percebeu como é importante que todas as pessoas que tomam decisões nas empresas tenham noções básicas de finanças?

A administração empresarial financeira é idêntica às finanças pessoais. Há empresários que pensam que controlar as entradas e saídas de numerários é suficiente para empresa. Esta é apenas uma das partes que se devem analisar na administração.

A importância de saber administrar as finanças é chegar ao objetivo desejado do administrador. É necessário responder alguns requisitos para poder entender melhor a importância da análise financeira da empresa:

Você já parou para pensar quais são os objetivos principais para o administrador empresarial?

Como saber que sua empresa está obtendo lucro?

Onde está esse lucro?

Para responder essas perguntas é necessário conhecer o tripé da estrutura financeira.

Caixa – patrimônio – lucro.

O que significa Caixa?

São os controles financeiros básicos, tais como: o registro de caixa das entradas e saídas de numerários; cotas a pagar e contas a receber; controle bancário (conciliação bancária), controle de estoque e fluxo de caixa.

O que significa Lucro?

É a apuração do resultado; a relação entre receita e custos mais despesas; Margem de Contribuição: a relação entre despesas e custos fixos e variáveis. A partir desses dados, é feita a avaliação do lucro ou do prejuízo, são definidas as estratégias para aumentar o lucro e, enfim, as decisões são tomadas.

O que significa Patrimônio?

É a estrutura patrimonial, os bens da empresa, a relação entre enriquecimento e empobrecimento, o capital de giro, as tendências de crescimento, endividamento e rentabilidade.

5 INVESTIMENTO

Para realizar esta análise financeira o administrador financeiro necessita analisar:

Ampliação do Patrimônio;

Analisar as vendas e sua capacidade de ampliação;

Analisar os custos;

Buscar recursos para investimento. Para buscar esses recursos, deve avaliar como conseguir o capital, as taxas de juros do mercado e escolher alternativas que pesem menos no orçamento.

Avaliar adequadamente qual a instituição financeira adequada para tomar o empréstimo necessário.

Fontes para buscar empréstimos:

a) Alguns fornecedores (parcerias);

b) Grandes clientes (parcerias);

c) Parceiros novos;

d) Parentes.

Depois que analisou adequadamente as fontes de busca do capital a ser investido na empresa, refletir a linha de crédito que seja convidativa, principalmente baixas taxas de juros e subsídios no prazo de pagamento. Para que consiga recursos, o investidor necessita fazer bem um plano de investimento, apresentando os recursos disponíveis que a empresa possui. Para que se torne bem e um bom empreendedor e que o negócio cresça com segurança, são necessárias decisões estratégias, para que transcorra bem, deve-se avaliar as devidas perguntas:

Você já começou a investir? De que forma?

Será que seus investimentos são seguros?

Você já programou algum investimento para o seu negócio?

Você costuma fazer uma análise minuciosa das possibilidades de investimento que o mercado financeiro oferece?

Pois bem, até agora, avaliou-se o objetivo da administração financeira:

a) Auxiliar na melhor utilização dos recursos disponíveis em investimentos financeiros, aplicações de lucro líquido;

b) Selecionar as melhores fontes de obtenção de recursos financeiros e analisar qual é o melhor recurso a ser utilizado.

Para se tratar do assunto finanças e investimento, o empresário deve ser cauteloso, planejar muito bem cada passo a ser tomado.

Para planejar corretamente os investimentos, o empreendedor necessita fazer um plano de investimento.

O que é plano de investimento?

É um documento destinado a estudar a situação atual e futura da empresa. Isso será feito para destinar o investimento em determinadas aplicações na empresa:

Aquisição de máquinas novas;

Substituição de um equipamento por outro;

Campanha publicitária;

Instalação de sistema de controle de produção e sistemas gerais de administração;

Compra de patente sobre processo de produção ou direito de uso de marcas comerciais;

Construção de uma nova fábrica;

Abertura de uma nova linha de produtos e serviços;

Lançamento de um novo produto;

Decisões entre alugar e comprar.

O que é, afinal, investimento?

Quando o empresário deseja ampliar seus negócios e não tem o dinheiro para comprar ou reinvestir na empresa, tomar emprestado é o nome dado a este empréstimo de financiamento.

Portanto, financiamento é a quantia de dinheiro destinado para suprir uma determinada necessidade da empresa com base nos objetivos do investimento. Muito comum, o financiamento pode ser usado nas pequenas empresas para iniciar suas atividades, pois nem sempre possuem capital inicial. Toda vez que for ampliar os negócios ou iniciar uma empresa deve-se analisar os riscos do financiamento e a capacidade de liquidar as prestações.

Para o empréstimo realizado para a reestruturação da empresa, deve-se avaliar sua distribuição de lucros, pois esse é o objetivo principal do empreendedor, buscar a maior lucratividade que puder. Para isso avalie essas perguntas:

Quando se monta uma empresa o que se espera dela?

Qual a principal expectativa desse empreendedor?

Além de realização pessoal, do prazer de estar trabalhando em seu próprio negócio, é claro que todo empresário espera obter lucro. Como fazer isso?

Quando esses lucros são obtidos, como utilizá-los?

O objetivo principal de qualquer empresa, depois de geradas as receitas, aplicados todos os recursos e pagos todos os gastos, é a geração do resultado dos lucros e, em geral, é feita a distribuição desse lucro aos sócios em um período, usualmente, no final do exercício. Mas, do lucro, também pode ser feito reservas alternativas para se tornar uma fonte de recursos para um possível investimento. Portanto, os sócios optam por deixar o valor reinvestido na empresa, para melhoria da organização empresarial.

6 PROJEÇÃO DO FLUXO DE CAIXA

Fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial para ser usada em todas as atividades empresariais. O fluxo é o documento onde se organizam as informações da empresa. O fluxo de caixa ajuda a controlar o capital de giro, identifica os problemas que poderemos enfrentar e, ainda, faz parte de um planejamento.

O capital de giro é o montante de dinheiro necessário para cobrir o ciclo de dias que a empresa possui desde a compra da mercadoria ou matéria-prima até o seu recebimento. É também uma reserva para manter as atividades operacionais da empresa por um período determinado, até que haja receitas.

Outra função importante do fluxo de caixa é o ciclo operacional da empresa: são todas as atividades de compra e venda de mercadorias e serviços da empresa a curto prazo. Isso antecipa a decisão de reposição de estoques.

Exemplo: analisar o prazo de compra de estoque em relação ao prazo de venda da mercadoria. Isto identifica o ciclo operacional da empresa. Compra, então, seus estoques por 30 ou 45 dias? E, se o seu estoque é vendido por 60, 90 e 120 dias? Esta análise proporciona a verificação do ciclo operacional médio de retorno.

Para realizar adequadamente está análise, é necessário fazer a avaliação dos índices de atividade ou eficiência operacional, os quais indicam a eficiência ou intensidade com que a empresa tem usado seus recursos.

Estes índices envolvem comparações entre a receita auferida e o valor de diversas contas do balanço. No caso das contas de Ativo, o valor do investimento em tais contas constitui uma decisão gerencial e, a questão de interesse, é saber se estes investimentos estão sendo racionalmente feitos. Em particular, é de interesse saber quantos dias a empresa demora a receber suas vendas, a rotação de diversos ativos e, também, a rotação do capital dos acionistas.

Rotação dos Estoques

Este quociente demonstra quantas vezes ocorreu renovação dos estoques de mercadorias ou de produtos, em função das vendas.

Avalie estes questionamentos sobre a análise geral sobre a informação de fluxo de caixa:

Você costuma analisar todas as opções de fontes de recursos ou de prazos a negociar antes de tomar uma decisão financeira?

Você já precisou prever entradas e saídas de capital na sua organização?

Você sabe realmente a sua capacidade de assumir compromissos financeiros?

Quais são os limites de pagamento que seu negócio pode assumir atualmente?

Caixa da empresa – é o capital de liquidação imediata. É algo que você deve dispor para cumprir suas obrigações. A administração do caixa não só compreende os lançamentos de entradas, como também, as saídas do controle dos recursos disponíveis. Com isso, pode prever quanto e quando poderá investir em um novo investimento para a empresa.

Administração dos recursos em caixa:

Contas a pagar – contas a receber – fluxo de caixa (previsão do registro diário de entrada e saída de numerários) – controle de estoque.

O fluxo de caixa utiliza informações de médio e longo prazo como ferramenta para tomada de decisões e esta ferramenta serve como análise de previsão para analisar as possíveis entradas, juntamente com as saídas e, assim, projetar o possível investimento ou, mesmo, a possibilidade de negociação tanto na compra como na venda.

Benefícios gerados para a empresa na elaboração do fluxo de caixa:

Planejamento do fluxo de caixa com dados futuros e também um valioso instrumento que auxilia na tomada de decisões.

7 FLUXO DE CAIXA

Para se montar o fluxo de caixa, deve-se avaliar:

Prazo de Compra;

Prazo de Venda;

Saldo de caixa e Bancos – Saldo inicial do fluxo de caixa;

Valor mensal das vendas;

Valor mensal das compras;

Percentual de impostos;

Percentual de comissão;

Valor mensal dos gastos fixos;

Necessidade de estoques;

Investimento inicial.

Observação importante: os prazos de compra e os prazos de vendas são indispensáveis para uma análise da capacidade de capital. O fluxo de caixa projetado servirá de base depois de calculadas as entradas menos as saídas. Identificam, assim, a necessidade real do caixa ou as possíveis sobras de numerários.

Modelo de Fluxo de Caixa

Discriminação	$
1 – Saldo Inicial
- Entradas
- Vendas
- Outras entradas
2 – Total de Entradas
- Saídas
- Fornecedor
- Impostos
- Comissões
- Custos Fixos
3 – Total de Saídas
4 – Entrada ( - ) Saídas
5 – Saldo Final

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

Deve-se ater que no fluxo de caixa, a análise acontece com o resultado: entradas e saídas do mês; para o saldo anterior não pode ser considerado, porque a receita deve cobrir as despesas.

8 ANÁLISE DOS RESULTADOS DO FLUXO DE CAIXA

Depois de montar o fluxo de caixa, o que se analisa sobre estas informações? Vamos avaliar os questionamentos a seguir:

Sobrar dinheiro é uma situação?

Quais são os motivos da sobra de dinheiro?

Na falta, como saber exatamente o motivo que está afetando a empresa?

A sobra acontece muitas vezes porque esquecemos de agendar algumas contas. Já, a falta de fluxo de caixa, pode ser prazo de recebimento versus pagamento (entrada e saídas), atraso nos recebimentos, queda nas vendas, custo mal dimensionado. Não se programar corretamente proporciona sobra ou falta no fluxo de caixa.

Para solucionar os problemas financeiros e adequar o fluxo de caixa, a empresa necessita traçar uma estratégia:

Avaliar os custos, para adequar o preço de venda ao mercado;

Analisar detalhadamente o estoque, trabalhar com o mínimo, a sistemática Just in time, ou seja, adequar o estoque para com as vendas;

Portanto, analisar detalhadamente cada custo e estabelecer o nível mínimo de estoque compõem uma estratégia de resultado.

Algumas ações emergentes para revestir o saldo negativo do fluxo de caixa:

Antecipação das vendas;

Antecipação de recebimento de títulos a vencer;

Prorrogação dos compromissos;

Análise dos estoques;

Análise da estrutura dos gastos fixos;

Outras medidas (empréstimo bancário, desconto de duplicatas, empréstimo dos sócios).

Análise da reflexão da falta de um fluxo de caixa:

Porque o pagamento das obrigações se atrasa?

Porque não se consegue pagar as contas a prazo?

Quais as causas dessa situação?

9 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO

A importância do planejamento é saber exatamente o que pagar e o que receber para poder liquidar os gastos e, assim, sobrar os lucros desejados do empreendimento. Para analisar adequadamente esta parte, vamos analisar os devidos questionamentos:

Já parou para pensar o quanto é importante fazer planejamento?

Para exemplificar isso, é quando se vai ao supermercado sem a lista de compras programada, compra-se bastante, gasta-se bastante e não se compra o necessário. Isto é igual para a empresa. O planejamento proporciona redução de tempo e dinheiro. O planejamento otimiza a chance de sucesso e garante o sucesso e, também, colabora para a diminuição de risco.

O desenvolvimento adequado do planejamento mostra ao empresário o aproveitamento de uma grande oportunidade e mostra também como otimizar os recursos disponíveis; quando se planeja, pode-se visualizar cada parte da empresa. Isto permite ajudar no desenvolvimento de métodos estratégicos para o crescimento da mesma.

Como elaborar adequadamente um planejamento?

a) Seja objetivo e tenha clareza ao descrever as informações, tomando cuidado para não omitir detalhes importantes;

b) Tenha um foco claro de atuação. Analise o que for fazer. Será benéfico para a empresa, ou seja, o custo e beneficio para o investimento etc.;

c) Não utilize termos excessivamente técnicos. Explique claramente o que deseja fazer para que todos se utilizem deste planejamento e consigam entendê-lo;

d) Projete suas vendas com base no mercado e não na produção;

e) Não “chute” os números ao elaborar o plano: projete os custos e as receitas com base no histórico da empresa e ou nos dados levantados em pesquisas;

f) Avalie os riscos percebidos, as estratégias para corrigir no mercado competitivo.

O segredo para uma análise financeira é sempre subestimar as receitas e superestimar os custos.

Subestimar as receitas é planejar-se para receber menores recursos e superestimar os custos é planejar para gastar mais dinheiro, isto é o princípio do conservadorismo: avalia mais os gastos e diminui os recebimentos para que, com isso, na prática, consiga atingir os resultados positivos desejados na empresa.

Planejamento é o processo de decisão dos objetivos da empresa, das mudanças necessárias para reestruturação da administração financeira, dos recursos utilizados para atender o resultado desejado e das políticas que deverão governar as aquisições, utilização e disposição de recursos.

Para entender como realizar adequadamente um planejamento empresarial, deve-se entender dois conceitos básicos da administração:

Estratégia – é a mobilização de todos os recursos da empresa visando atingir os objetivos desejados. A empresa deve direcionar sua visão para um público alvo e explorar para conquistá-lo.

Tática – é a subdivisão da estratégia, é um esquema especifico de emprego de alguns recursos dentro de uma estratégia geral. Portanto, tática, seria pesquisar as particularidades do público alvo e oferecer o que atrairá estes clientes para o empreendimento organizacional.

Feito isto, direcionar este trabalho para o departamento de Marketing desenvolver um planejamento adequado de fidelização da clientela.

Observa-se que, para administrar adequadamente uma empresa, necessitamos: Planejar, organizar, dirigir e controlar, ou seja, desenvolver estratégia adequada com meios táticos através de um marketing perfeito; atribuir responsabilidade e autoridade; exercer a autoridade e avaliar os resultados das atividades pretendidas, ou seja, o resultado positivo para a empresa.

10 FATORES QUE ENVOLVEM O FLUXO DE CAIXA COMO UM TODO

10.1 ANÁLISE DOS FATORES EXTERNOS

O que são fatores externos?

São todos os acontecimentos que envolvem o mercado geral. A concorrência, os fornecedores, os clientes em si, todo o envolvimento do negócio externo que proporciona o andamento do mercado. Para análise das questões dos fatores externos, vamos avaliar estas interrogativas:

Já precisou decidir entre aceitar ou não uma proposta de serviço fora de sua programação?

O que decidiu?

Quais fatores foram analisados para chegar a essa decisão?

Para refletir o fator externo da organização deve-se entender bem:

Mercado – é a relação entre a oferta e a procura. Também a composição de pessoas ou empresas que querem comprar bens ou serviços.

O mercado é composto por: consumidor, concorrente e fornecedor.

O empresário deve direcionar muito bem o seu público alvo, pois, é a partir deste momento que cria a imagem da empresa.

Direcionado a missão da empresa, deve-se conhecer o cliente, saber o que pensam, o que querem e planejar o bom atendimento do cliente. Para que a empresa defina bem as atitudes a serem tomadas e facilite o planejamento, deve avaliar algumas ações para a conquista do cliente (consumidor):

Defina quem são as pessoas ou empresas que compram os bens ou serviços de sua empresa;

Defina o perfil do cliente: se for pessoa física, qual é o sexo, faixa etária, renda, profissão. Se for pessoa jurídica, defina o tamanho da empresa, ramo de atividade, volume de compra.

Defina a região em que vai atuar, “para não ficar atirando para todos os lados”.

Saiba exatamente o que é importante para seu cliente na hora da compra.

Analise os fatores: como preço, prazo, desconto, quantidade, marca, embalagem, local da compra, garantia etc.

A empresa não pode deixar de avaliar a concorrência quando desenvolver o planejamento. Concorrentes são aqueles que oferecem bens e serviços iguais ou semelhantes aos seus para o mesmo mercado consumidor.

Deve-se desmistificar que um concorrente significa necessariamente uma ameaça à organização. Muitas vezes, estimula o mercado e, assim, proporciona o crescimento de consumidor para a compra aumentando os consumidores.

Para que a empresa defina bem as atitudes a serem tomadas e facilite o planejamento, deve avaliar algumas ações do concorrente:

Defina quem são os concorrentes, como atuam no mercado, quais os pontos fortes e fracos dos seus concorrentes em relação a você.

Compare como está sua posição com relação aos concorrentes.

Também a empresa deve analisar o mercado fornecedor. É preciso fazer uma análise detalhada antes de eleger os seus fornecedores, pois, se deixar para comprar a matéria-prima da sua produção na última hora, sem ter tempo de pesquisar, com certeza pagará mais caro pelo mesmo produto.

Para que a empresa defina bem as atitudes a serem tomadas e facilite o planejamento, deve avaliar algumas ações do fornecedor:

Determine quais os principais produtos ou serviços que você precisa utilizar. Busque informações de fornecedores.

Faça uma lista do que realmente é importante analisar nesses fornecedores: prazo de entrega, prazo de pagamento, condições de preço, qualidade, localização entre outros fatores importantes e particulares para cada empresa.

Tenha sempre em mãos uma lista de outros fornecedores que possam lhe atender em caso de necessidade.

Quando se trata de um grande investimento faça varias cotações. O ideal é ter, no mínimo, três orçamentos para comparar e decidir a compra.

Para montar adequadamente um plano de investimento oriente-se:

Defina com clareza o negócio de sua empresa.

O tempo de atuação de existência da empresa.

O produto ou serviço que oferece.

Qual o diferencial competitivo.

Qual a missão (a razão de ser) da empresa.

Listar os benefícios que o produto ou serviço oferecem para o cliente.

Calcule os custos do produto ou serviço. Compare o preço de venda da organização com a concorrência.

Defina o perfil do público alvo à real necessidade dos mesmos.

Identifique os pontos fracos do produto ou serviço da concorrência.

Liste os principais concorrentes.

Liste os principais fornecedores.

Descreva as vantagens que o fornecedor possa proporcionar.

10.2 FATORES INTERNOS DA EMPRESA

Os fatores internos são os colaboradores; capacidade produtiva; maquinários; produção em geral etc.

Os fatores internos de uma empresa são importantes para planejar diversos fatores como:

Controle de pedido;

Necessidade de contratação ou demissão;

Analisar terceirização;

Controle salarial e remuneração;

Delegar ações.

As reflexões deste fator são muito importantes para avaliar estas interrogações:

Basta competência técnica, saber fabricar seus produtos para encarar o mercado?

Conhece algum empreendedor que passa pelas situações de crise?

Através desta reflexão, avaliamos a dificuldade de administrar uma empresa, quando não há uma avaliação cuidadosa das potencialidades e deficiências internas. Às vezes temos tudo: talento, criatividade, bom humor, vontade, porém um simples detalhe pode atrapalhar o sucesso. Esse detalhe é exatamente, a falta de planejamento.

Para começar, avalie com muito cuidado o coração da empresa, ou seja, a produção.

Avalie o processo produtivo;

Busque a racionalização e a otimização;

Estude a reciclagem do processo de produção;

Gaste menos e ganhe mais.

Reflita a situação empresarial:

Como está o processo produtivo das empresas.

Há desperdício de material?

As pessoas que trabalham dominam bem o processo produtivo?

Sempre há o que aperfeiçoar: uma mesma tarefa pode ser feita gastando-se menos e rendendo mais.

Há quem acredite que, para melhorar o processo produtivo, é preciso mais investimento em dinheiro. No entanto, às vezes as mudanças na arrumação de uma sala, uma melhor organização no horário dos colaboradores ou uma campanha de racionamento já faz maravilhas.

Pequenas medidas podem fazer a diferença na melhoria da produtividade e, para isso, não é preciso necessariamente, investir dinheiro. O ideal é que consiga cada vez mais diminuir gastos e, ainda, melhorar a produção ou o faturamento.

Outro fator que deve ser observado na análise dos fatores internos são os recursos humanos.

Como estão os colaboradores que trabalham na empresa?

São motivados e eficientes?

Acomodaram-se e não produzem como inicialmente à admissão?

Precisam aperfeiçoar a técnica, fazer cursos para melhorar a habilidade?

Alguns procedimentos que devem ser praticados na área de recursos humanos:

Verifique se os colaboradores passam por aperfeiçoamento constante.

Questione se a contratação dos profissionais foi por competência ou pelo menor valor de mercado.

Avalie a experiência anterior.

Avalie se o colaborador é prestativo, simpático, de boa apresentação pessoal e como se porta diante do cliente.

Realizada a análise do setor interno de recursos humanos, deve-se analisar a área de vendas:

Procure saber como está a comunicação interna e externa, ou seja, se as informações que são passadas pelos clientes, chegam às outras áreas da empresa.

Avalie se as vendas estão sendo supervisionadas.

Analise se os clientes estão com suas expectativas satisfeitas.

Supervisione se existem “sazonalidade” nas vendas.

Se existir “sazonalidade”, verifique estratégias para combater as épocas difíceis, quando as vendas naturalmente caem.

Depois de analisar as vendas, agora é a vez do marketing.

Marketing é o processo de planejamento, execução, comunicação e distribuição de idéias, bens e serviços, de modo a criar trocas que satisfaçam objetivos individuais e organizacionais. Marketing é excelente para a empresa desde que ações sejam definidas corretamente.

Definir o público alvo.

Elaborar plano de marketing.

Definir o veículo de propaganda.

Avaliar a relação custo/benefício.

Resumo dos fatores internos e externos na empresa:

Produção, vendas, marketing e Recursos humanos. É interessante fazer o levantamento dos aspectos internos e externos.

Mercado consumidor, concorrente e fornecedores.

Para desenvolver adequadamente o plano financeiro, avalie estas interrogações e faça as análises, pois estes fatores influenciam diretamente nas finanças da empresa:

Como está a produção?

Há desperdício de material?

Quanto tempo é necessário para o produto estar pronto?

Há desperdício de tempo?

Como está o setor de Recursos Humanos?

As pessoas que trabalham estão motivadas?

O trabalho na empresa é reconhecido?

Os colaboradores maximizam os recursos, ou seja, procuram evitar desperdícios?

Como estão as áreas de vendas e marketing?

Os vendedores ou representantes trabalham bem? São consultores? Conhecem o produto? Possuem estimulo para vender?

De que forma divulga a empresa? As ações de divulgação atendem o público alvo?

Preocupa-se com a opinião do cliente?

11 RESUMO SOBRE DESENVOLVIMENTO DO FLUXO DE CAIXA E SUA IMPORTÂNCIA PARA AS ORGANIZAÇÕES

Este livro desenvolve o estudo sobre fluxo de caixa, sua sistemática de envolvimento e implantações. Para que o empresário, juntamente com toda sua equipe de administração possa desenvolver com eficácia e eficiência o sistema financeiro, deve-se saber como trabalhar com fluxo de caixa e conhecer suas habilidades, importância e objetivos próprios para o desenvolvimento do mesmo.

Para alcançar este objetivo necessariamente deve-se estudar:

11.1 A IMPORTÂNCIA DO FLUXO DE CAIXA

Desenvolver fluxo de caixa é saber como organizar adequadamente o sistema financeiro referente a movimentação diária de numerários e sua influência no sistema empresarial organizacional.

11.2 VALOR DO DINHEIRO NO TEMPO

Em uma empresa, a todo momento surgem oportunidades de investimentos. Para que se possa definir a viabilidade desses investimentos é necessário que se tenha uma estimativa de qual será o resultado alcançado com esse investimento em termos de retorno de capital em um determinado espaço de tempo.

11.3 FLUXO DE CAIXA INCREMENTAL

O fluxo de caixa incremental é o fluxo de caixa adicional que a empresa irá receber acima do fluxo de caixa inicial.

11.4 FLUXOS DE CAIXA LÍQUIDOS

A demonstração dos fluxos de caixa, resume os resultados alcançados por uma empresa para um dado período de tempo.

11.5 ANÁLISE DE CUSTOS COMO BASE PARA ANÁLISE DO FLUXO DE CAIXA

Custos constitui a expressão monetária dos insumos e consumos ocorridos para a produção e venda de um determinado produto ou serviço.

11.6 ELABORAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA

A elaboração de um fluxo de caixa acontece na implantação do projeto até o provável término das movimentações financeiras do mesmo.

11.7 CAIXA

Esse instrumento é de fácil aplicação e gera importantes informações para o dirigente acompanhar as entradas e saídas de recursos da empresa, sendo que, as entradas devem ser registradas por contas específicas, contas essas que podem receber o título que se enquadre pelo tipo de entrada (venda à vista, salários, imposto etc.).

11.8 CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

Para o funcionamento ideal do controle de contas a receber, há a necessidade que as vendas à prazo do dia e os recebimentos sejam informados aos responsáveis pelo preenchimento, sendo que os lançamentos das vendas a prazo devem ser realizados no controle conforme o mês de vencimento e, as baixas, de acordo com os recebimentos.

11.9 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

Avaliar o volume de recursos obtidos através de compras a prazo. (verificar qual é o valor que a empresa deve no total).

11.10 CONTROLE DE ESTOQUES

Possibilidade de avaliar o volume de recursos aplicados em estoque.

ANÁLISE FINANCEIRA

A Análise Financeira refere-se à avaliação ou estudo da viabilidade, estabilidade e lucratividade de um negócio ou projeto.

11.11 ANÁLISE DOS RESULTADOS DO FLUXO DE CAIXA

Depois de montar o fluxo de caixa, deve se analisar as informações.

11.12 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO

A importância do planejamento é saber exatamente o que pagar e o que receber para poder liquidar os gastos e, assim, sobrar os lucros desejados do empreendimento.

11.13 FATORES QUE ENVOLVEM O FLUXO DE CAIXA COMO UM TODO

Fatores Externos e Fatores Internos.

12 APLICAÇÃO FINANCEIRA E DIVERSAS VARIAÇÕES

As contas referente finanças geram recursos destinados para financeir imobilizados ou capital de giro para as empresas que buscam os devido recursos.

Os empréstimos e financiamentos são suportados por contratos que estabelecem o seu valor, forma e época de liberação, encargos incidentes, forma de pagamento, garantias além de outras cláusulas contratuais. Os empréstimos também são concessões de crédito em espécie, sem vinculação especifica, muito embora conste do contrato a finalidade do mesmo.

Os registros contábeis deve ser efetuado quando a empresa receber os recursos, o que muitas vezes coincide com a data do contrato. No caso dos contratos em que a liberação dos recursos ocorrer em várias parcelas, o registro será efetuado à medida dos recebimentos das parcelas. Os financiamentos e empréstimos ainda nãoliberados podem ser controlados contabilmente em contas de compensação e informados em nota explicativa.

Variações monetárias ou cambiais, os empréstimos e financiamentos controlados em moedas corrente nacional podem ser corrigidos monetariamente com base nos ´ndices previstos nos contratos. Tratandos-se de empréstimos pagáveis em moeda estrangeira, estes são atualizados pela variação cambial ocorrida entre a data do empréstimo ou do último saldo atualizado e a data do balanço.

Encargos financeiros e a transcorrer, quando os encargos financeiros são decorentes antecipadamente, sendo recebido somente o valor líquido do empréstimo, a empresa deve registrar o valor recebido na conta bancos e o valor total do empréstimo na conta passivo, e os encargos financeiros antecipados serão debitados em uma conta encargos financeiros a transcorrer, que é redutora da conta empréstimos.