1 REGISTROS E CONTROLE DOS FATOS CONTÁBEIS
Esta parte é a realização de todos os registros, para posterior tomada de decisões, neste momento estaremos apresentando toda evolução de uma empresa, desde a sua constituição e apresentação de resultados, e apresentar todas as ocorrências que vêm predominar em uma empresa.
É o principio da realização de uma empresa, é o momento de conjugar todos os acontecimentos, para averiguar posteriormente se as decisões tomadas estão corretas ou necessitam de reformulações.
1.1 IDENTIFICAÇÃO DE DÉBITO E CRÉDITO
As contas do ativo são de natureza devedora (débito). Entretanto, por força de lei, existem contas que, embora de natureza credora (crédito), devem figurar no ativo, retificando seus valores. Daí a permanência das referidas contas no ativo, porém sinal menos (-).
As contas do passivo são de natureza credora (crédito). Entretanto, por força de lei, existem contas que, embora de natureza devedora (débito), devem figurar no passivo, retificando seus valores. Daí a permanência das referidas contas no passivo, porém sinal menos (-).
As contas de receita são de natureza credora (crédito). Entretanto, por força de lei, existem contas que, embora de natureza devedora (débito), devem figurar na receita, retificando seus valores. Daí a permanência das referidas contas no passivo, porém sinal menos (-).
As contas de gastos são de natureza devedora (débito). Entretanto, por força de lei, existem contas que, embora de natureza credora (crédito), devem figurar nos gastos, retificando seus valores. Daí a permanência das referidas contas no ativo, porém sinal menos (-).
· Ativo – Débito – Se o saldo da conta estiver entre parênteses será crédito.
· Passivo – Crédito – Se o saldo da conta estiver entre parênteses será débito.
· Receitas – Crédito
· Despesas – Débito
Ativo
+ | Bens e Direitos | D |
- | Bens e Direitos | C |
Passivo
+ | Obrigações | C |
- | Obrigações | D |
Receita
+ | Vendas | C |
- | Vendas | D |
Gastos
+ | Consumo Imediato | D |
- | Consumo Imediato | C |
NOÇÕES DE DÉBITO E CRÉDITO
Mais um alerta para não confundir termos da linguagem comum, quando usados na terminologia contábil.
DÉBITO
Débito: na linguagem comum, significa:
-divida
-situação negativa
-estar em débito com alguém
-estar devendo para alguém, etc.
Quando falarmos na palavra débito, procure não ligar o seu significado do ponto de vista técnico com o que ela representa na sua linguagem comum.
Na terminologia contábil, essa palavra tem vários significados, os quais raramente correnspondem aos da linguagem comum. Quando o aluno principiante não se conscientiza disso, dificilmente aceita que débito pode representar elementos positivos, o que prejudica sensivelmente a aprendizagem. Portanto, muito cuidado com a terminologia.
Neste tópico é importante memorizar o seguinte:
a- Na representação gráfica
b- Na representação gráfica, também em forma de T, que vamos usar para representar as Contas de Resultado, o lado das Despesas é o lado do Débito.
CRÉDITO
Crédito: na linguagem comum, significa:
-ter crédito com alguém, em uma loja etc.
-situação positiva
-poder comprar a prazo, etc.
Na terminologia contábil, a palavra crédito também possui vários significados. As mesmas observações que fizemos para a palavra débito aplicam-se à palavra crédito. Portanto é importante memorizar:
a- No gráfico das Contas Patrimoniais, o lado direto é o lado do crédito.
b- No gráfico das Contas de Resultado, o lado direito é o lado do crédito.
Veja os gráficos referidos neste tópico:
Contas Patrimoniais | |
ATIVO = DÉBITO | PASSIVO = CRÉDITO |
BENS (+) | OBRIGAÇÕES (- ) |
DIREITOS (+) | PATRIMÔNIO LÍQUIDO (- ) |
Contas de Resultado | |
DÉBITO | CRÉDITO |
DESPESAS (- ) | RECEITA (+) |
1.2 DISPOSIÇÃO GRÁFICA DOS COMPONENTES PATRIMONIAIS
O ativo representa a parte positiva do patrimônio e o passivo sua parte negativa. A conta capital aparece no patrimônio para formar equação entre os valores ativos e passivos.
O capital aparece, portanto, sempre no passivo, formando equação com valores ativo, pois não podemos nunca esquecer que o capital é a ORIGEM da existência inicial do patrimonial de uma entidade . Já os valores que compõem o ativo são identificado onde foi APLICADO o capital inicial.
Podemos dizer que o capital é uma obrigação da empresa para com o proprietário, pois foi ele que colocou esta verba financeira para dar resultado.
Podemos dizer que o capital é uma obrigação da empresa para com o proprietário, pois foi ele que colocou esta verba financeira para dar resultado.
Na empresa “X” foi comprado mais mercadorias no valor de $ 20.000, no sistema a prazo.
ATIVO PASSIVO
Caixa 40.000 Duplicatas a pagar 20.000
Móveis 10.000 Capital 100.000
Mercadorias 70.000
total 120.000 total 120.000
Embora mesmo que a quantidade do patrimônio se altere, ou seja, neste momento na empresa “X” o patrimônio esta com $ 120.000, mas notamos que o valor do capital não se alterou, pois não pode se alterar desde que faça uma mudança nos estatutos ou contrato social desta empresa.
Neste exemplo vemos que mantivemos a origem do capital em $ 100.000, aplicado no caixa $ 40.000, no móveis $ 10.000, na mercadoria $ 50.000 totalizando os $ 100.000; mas a partir de agora tivemos uma outra origem no passivo que é as compras a prazo através de duplicatas a pagar no valor de $ 20.000, acrescentando assim a sua aplicação no ativo na conta mercadorias passando a totalizar $ 70.000, e o patrimônio passou a valer $ 120.000.
Esta obrigação de duplicatas a pagar refere-se a (obrigação a terceiros), sabendo já que o capital é uma (obrigação para com o proprietário).
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações (terceiros)
dinheiro contas a pagar
mercadorias duplicatas a pagar
prédios, terrenos letras a pagar
móveis, maquinas outras
veículos
outros
Direitos Obrigação (para com proprietário)
contas a receber capital
duplicatas a receber reservas
letras a receber lucros
1.3 SITUAÇÃO LIQUIDA DO PATRIMÔNIO
Genericamente, a diferença entre o ativo e o passivo do patrimônio pode ser chamada de situação líquida, podendo o patrimônio apresentar três situações liquidas:
1ª situação: o ativo é o maior que o passivo, resultado uma situação líquida ativa, também chamada positiva, superavitária ou favorável. Nessa situação, também conhecida por Patrimônio líquido, é que aparece o capital.
2ª situação: o ativo é menor que o passivo, donde resulta uma situação líquida passiva, também denominada negativa, deficitária ou desfavorável. Nesse caso, todo o capital foi absorvido, havendo ainda um déficit patrimonial, chamado passivo a descoberto.
3ª situação: o ativo é igual ao passivo, donde resulta uma situação nula ou compensada. Nesse caso o capital foi absorvido e todo o patrimônio pertence a terceiro, pois o total dos bens e direitos é igual ao das obrigações.
O aumento da situação líquida positiva, ou a diminuição liquida negativa, acarreta aumento da riqueza do titular do patrimônio;
A diminuição na situação líquida positiva ou aumento na situação líquida negativa resulta em diminuição da riqueza patrimonial.
O lucro ou prejuízo, entretanto, embora modifiquem quantitativamente a situação líquida, podem não representar a mudança de uma situação positiva em negativa, ou vice-versa, pois a empresa pode apresentar prejuízo em determinado exercício mas continuar com a situação líquida positiva, embora diminuída, desde que a diminuição seja inferior ao patrimônio líquido existente.
Exemplo de Situações:
1 - situação favorável
BALANÇO DA EMPRESA “X”
ATIVO PASSIVO
Caixa 15.000 Duplicatas a pagar 60.000
Bancos 20.000 Contas a Pagar 20.000
Duplicatas a receber 10.000
Contas a receber 5.000 total 80.000
Mercadorias 50.000
Móveis e Utensílios 20.000 Capital 40.000
total P.L. 40.000
total ativo 120.000 total passivo 120.000
2 - situação desfavorável
BALANÇO DA EMPRESA “X”
ATIVO PASSIVO
Caixa 10.000 Duplicatas a pagar 30.000
Bancos 15.000 Contas a Pagar 15.000
Duplicatas a receber 12.000 Letras a pagar 40.000
Contas a receber 8.000 total 85.000
Mercadorias 20.000
Total 65.000
Passivo descoberto 20.000
total ativo 85.000 total passivo 85.000
3 - situação nula
BALANÇO DA EMPRESA “X”
ATIVO PASSIVO
Caixa 13.000 Duplicatas a pagar 35.000
Bancos 20.000 Contas a Pagar 23.000
Duplicatas a receber 12.000 Letras a pagar 32.000
Mercadorias 30.000 total 90.000
Móveis e Utensílio 15.000
Total 90.000
total ativo 90.000 total passivo 90.000
2 ESTÁTICA E DINÂMICA PATRIMONIAL
2.1 ESTÁTICA PATRIMONIAL
Para fornecer informações, utiliza-se dos mais variados meios para proporcionar aos usuários, os conhecimentos que necessitam em seu processo decisório. Um desses meios, dentre outros, são os demonstrativos da estática patrimonial.
A estática patrimonial é o estudo do patrimônio considerado sem movimento, em um dado momento, na sua estrutura qualitativa e quantitativa, isto é, nos seus elementos e nos seus componentes e valores.
A estática patrimonial procura demonstrar num dado momento, a estrutura e a composição patrimonial da empresa.
As principais demonstrações da estática patrimonial são:
Balanço Orçamentário: demonstração utilizada para evidenciar o comportamento das receitas e despesas durante um determinado período de tempo.
Balanço Financeiro: demonstrativo utilizado para apresentar a posição financeira da empresa em determinado momento.
Balanço Patrimonial: demonstração utilizada para refletir a posição financeira e patrimonial da empresa em dado momento. Ela também procura demonstrar a posição de bens, direitos e obrigações da empresa, demonstrando, evidenciando a situação liquida do patrimônio.
Ativo
Ativo, portanto, são todos os bens e direitos de propriedade da empresa, expressos em moeda, a que representam benefícios presentes ou futuros para a empresa.
Para ser considerado ativo, é necessário preencher quatro características simultaneamente: bens e direitos; propriedade; mensuração em dinheiro.
Bens e direitos são bens para a empresa, todo material, móvel ou imóvel, de que dispõe com o qual executa suas atividades para a obtenção de seu objetivo fim.
Propriedades: para se ter propriedades, é necessários ter o legitimo poder de decidir sobre o destino do objeto em questão.
Propriedade: direito de usar, gozar e dispor de bens, e de revê-los do poder de quem quer que injustamente os possua.
Propriedade: aquele que tem a propriedade de alguma coisa, que é senhor dos bens.
Mensuração em dinheiro: qualquer bem ou direito para ser considerado ativo, deve ser mensurado em dinheiro, ou seja, um veículo, locado para uso da empresa mas, sem valor de comércio, como o uso não tem o poder de medir dinheiro; agora, se este bem for de propriedade da empresa, ele passa a ser ativo, tornando-se mensurado em dinheiro.
Benefícios presentes ou futuros: para ser considerado ativo, é necessário também que o bem ou direito, possa trazer benefícios no presente ou no futuro para a empresa, ou seja, tenha potencialidade de geração de caixa; um veículo ou maquinário em pleno uso, trará benefícios, com isso, considera-se ativo. Mas, se estes bens estivessem estragados, sem conserto, ou uma duplicata, sem condição de receber, neste caso, não se consideram ativo.
Avaliação do ativo: O princípio contábil do custo original, como base de valor, determina que deve-se registrar na contabilidade, todos os bens e direitos pelo valor de aquisição, acrescidos dos gastos necessários para colocá-los em condição de uso, produção ou comercialização e, no caso das entradas de dinheiro decorrentes de vendas a vista, recebimentos de duplicatas, títulos etc., estas entradas devem ser registradas pelo valor da data da transação. Mas, por motivo da legislação anterior, existiam contas do ativo que sofriam avaliação pela correção monetária e, neste caso, era aceito e não desconsideraria o principio em pauta, pois este sistema de avaliação é atualizar as perdas dos bens em razão da inflação que existia no período, ou seja, da desvalorização da moeda corrente no mercado.
As teorias que visam a avaliação do ativo podem ser agrupadas em dois grandes grupos:
Avaliação do ativo a valores de entradas; avaliação do ativo a valores de saídas.
Em função dos valores de entradas serem mais objetos para a avaliação dos ativos virá agora:
Custo original como base de valor: os ativos deverão ser registrados pelo valor constante na nota fiscal ou documento que lhe deu origem. Os bens deverão ser acrescidos de todos os gastos necessários para colocá-los em condição de uso, produção ou comercialização.
Custo corrente de reposição: ele se equipara com o anterior por ocasião da compra, porém, pela oscilação nos preços, faz com que ele varie. Exemplo: apuração do custo de mercadorias, pelo médio ponderado, PEPS E UEPS, controle de estoque.
Custo original corrigido: os ativos são registrados segundo as mesmas premissas dos custos originais como base de valor. Todavia, em função das oscilações do poder aquisitivo, da moeda, está sujeito a ajustes, de acordo com determinados indicadores (são as avaliações feitas pela correção monetária quando existentes. Exemplos: as contas do ativo permanente).
Custo corrente corrigido: ele se enquadra com o custo original corrigido, mas os ativos são avaliados em determinada data pelo custo corrente de reposição, ou seja, faz-se avaliação dos bens já existentes na empresa para apurar um novo valor pelo mesmo bem que custa no mercado. Exemplo: reavaliação do ativo permanente.
Passivo
De um modo geral, toda entidade, além de obter recursos dos sócios e decorrentes de resultados positivos de suas transações, necessitam de recursos advindos de outras fontes, ou seja, recursos de terceiros.
Normalmente esses recursos são originários de compras de materiais, mercadorias ou serviços a prazo, financiamentos bancários, contas a pagar etc. Esses são recursos de terceiros que contribuem para que a empresa possa atingir seus objetivos ou metas previstas, suprindo, de certo modo, a necessidade de capital de giro.
O passivo representa as obrigações a pagar pela empresa.
O reconhecimento de uma exigibilidade depende, também, do reconhecimento de um ativo ou despesa. Se adquirirmos estoque de mercadorias a prazo, haverá um aumento do ativo pelo valor que foram adquiridas as mercadorias Em contrapartida, haverá um aumento de passivo por assumir uma obrigação que deverá ser paga num prazo determinado. A realização de uma despesa deve provocar uma diminuição do ativo (se a vista) ou um aumento de passivo (se a prazo).
Patrimônio Líquido
Ao iniciar uma sociedade, os sócios confiam à empresa recursos que podem estar representados por bens ou direitos. Inicialmente, esses recursos passam a fazer parte do patrimônio da empresa ora criada. Esse patrimônio, atendendo aos postulados da entidade e da continuidade, representa os recursos próprios da empresa. Esses valores registrados no ativo (bens e direitos), têm como contrapartida, seu registro no patrimônio liquido. A aplicação inicial dos proprietários (a primeira aplicação) denomina-se, contabilmente, capital.
Esse recurso tem como finalidade propiciar o inicio das atividades das sociedades. O postulado da entidade, já estudado, em seu aspecto jurídico, define a separação dos negócios das pessoas físicas e pessoas jurídicas. Assim, os recursos incorporados à empresa já não pertencem aos seus sócios, mas, à nova entidade que foi criada, a qual, através da geração de benefícios decorrentes dos recursos aplicados, evidenciará aos seus proprietários, através de demonstrações próprias, a rentabilidade do capital investido.
Estaticamente considerado, o patrimônio liquido pode ser simplesmente definido como a diferença, em determinado momento, entre o valor do ativo e do passivo, atribuindo-se a este ultimo a conotação restrita de dividas e obrigações.
Assim sendo, todas as vezes que ocorrer uma movimentação de valores que alterem apenas um, ou, de forma desigual, o ativo e o passivo, também o patrimônio liquido sofrerá sua variação na mesma proporção ocorrida entre os dois. Ao comprarmos uma mercadoria à vista ou à prazo, não irá ocorrer alteração no patrimônio liquido, uma vez que houver apenas uma modificação da características de bens do ativo ou igualmente entre o ativo e passivo. No entanto, ao pagarmos as despesas com propaganda para a empresa, estaremos incorrendo em diminuição de valores do ativo e, conseqüentemente, provocará a diminuição do patrimônio liquido na mesma proporção.
Fontes do Patrimônio Líquido: por fonte de recurso, entende-se a origem dos recursos que proporcionam o aumento de valores no patrimônio liquido.
As fontes de recursos do patrimônio líquido mais conhecido são os investimentos dos sócios, através dos recursos colocados à disposição da empresa em forma de capital, que são resultados positivos obtidos pela empresa em suas transações. Temos ainda, como fontes do patrimônio líquido, os resultados da alienação de partes beneficiárias e bônus de subscrição, prêmios na emissão de debêntures, doação e subvenções.
Equação Patrimonial: sendo o patrimônio um conjunto de bens, direitos e obrigação, devem ser demonstrados, de forma bastante clara, para transmitir as informações desejadas pelos usuários. A representação gráfica que demonstra esse patrimônio é denominada de Balanço Patrimonial e deve expressar:
ATIVO Bens e Direitos |
PASSIVO Capital de Terceiros |
PATRIMÔNIO LÍQUIDO Capital Próprio |
Outra forma de identificar ativo, passivo e patrimônio líquido é a seguinte:
ATIVO (aplicações) Bens e Direitos |
PASSIVO (origens) Capital de Terceiros |
PATRIMÔNIO LÍQUIDO Capital Próprio |
O passivo e o patrimônio líquido representam as origens dos recursos que foram aplicados no ativo da empresa. Esses recursos podem estar representados no ativo sob diversas formas (dinheiro, duplicatas a receber, aplicações financeiras, investimentos em outras companhias, estoques etc.) que formam o conjunto dos bens e direitos da empresa.
Situação Patrimonial: O patrimônio líquido pode apresentar diversas situações, sendo elas:
a) Situação patrimonial positiva: - o ativo maior que o passivo, PL positivo.
· Revela que os bens e direitos são maiores que as obrigações, portanto, a empresa possui riqueza própria.
b) Situação patrimonial negativa: - o ativo menor que o passivo, PL negativo.
Revela que a empresa encontra-se em má situação, apresentando o passivo a descoberto, isto é, nossas obrigações para com terceiros são maiores que os nossos bens e direitos.
c) Situação patrimonial de equilíbrio ou nula: - o ativo igual ao passivo, tem o patrimônio liquido nulo.
Revela que a empresa não possui riqueza própria. Todo seu ativo está comprometido com as dividas.
As várias configurações do Capital:
a) Capital Nominal: corresponde o investimento dos sócios, registrado pela empresa na conta de capital. Só ocorrem alterações quando houver mudanças na conta de capital e, essas alterações, somente poderão ser efetuadas com a alteração contratual.
b) Capital próprio: corresponde ao patrimônio liquido. Abrange o capital inicial e suas variações.
c) Capital de terceiros: corresponde às dividas contraídas pela empresa. Recursos provenientes de terceiros.
d) Capital total a disposição da empresa: corresponde à somatória de todos os recursos obtidos pela empresa, isto é, capital próprio mais capital de terceiros.
2.2 DINÂMICA PATRIMONIAL
A estática patrimonial, evidenciando as suas principais características e demonstrações utilizadas para apresentar a situação da entidade em determinado momento. Discutiram-se as variações da situação líquida, sem, contudo, esclarecer os fatores que provocam essas alterações.
A dinâmica patrimonial estuda essas variações com a finalidade de demonstrar como os diversos fatos ocorridos durante um determinado período de tempo podem ter provocado alterações na situação liquida das entidades em duas características distintas, a saber:
a) Variações provenientes das operações com os sócios.
b) Variações provenientes das operações da empresa.
Operações com os sócios da entidade: representam, basicamente, aumentos ou retiradas de capitais e distribuição de lucros. São eventos que não afetam a elaboração da demonstração de resultado do exercício.
Operações com a empresa: provocam a geração de riqueza e derivam de uma série de conceitos fundamentais para a apuração do resultado de uma entidade, num determinado período de tempo, as receitas operacionais, (receita não operacional).
As demonstrações contábeis da dinâmica patrimonial têm por objetivo, apresentar a evolução dos fenômenos patrimoniais em determinado período, evidenciando as variações provocadas pelos fatos ocorridos neste mesmo período:
a) Demonstração de resultado do exercício;
b) Demonstração de lucros ou prejuízos acumulados;
c) Demonstração das mutações do patrimônio líquido;
d) Demonstração de fluxo de caixa.
A demonstração de resultado de exercício se caracteriza por um relatório contábil que procura demonstrar o resultado obtido em determinado período de tempo, através da confrontação entre as receitas e despesas desse mesmo período.
A demonstração de lucros ou prejuízos acumulados apresenta os lucros obtidos em exercícios anteriores com os seus respectivos ajustes, adicionando-se ao mesmo, o resultado do período e, excluindo as transferências, de modo a apresentar o saldo acumulado no final do período.
A demonstração das mutações do patrimônio líquido é um relatório que demonstra a composição do patrimônio liquido e as alterações ocorridas durante um determinado período de tempo. Trata-se de uma peça contábil que facilita o trabalho daqueles que irão analisar e interpretar as variações do patrimônio líquido.
A demonstração de fluxo de caixa demonstra detalhadamente as principais fontes de financiamento da empresa, bem como, onde os recursos captados foram aplicados.
A demonstração de resultados, conforme já exposto, procura apresentar o resultado obtido por uma entidade em determinado período de tempo, através da comparação entre as receitas e as despesas desse mesmo período.
3 Receitas
Expressão monetária do agregado de produtos ou serviços transferidos por uma entidade para seus clientes durante um período de tempo.
As principais características da receita são:
a) Seu valor deve ser validado pelo mercado;
b) Estar ligado a certo período de tempo;
c) Provocar acréscimo no ativo e patrimônio líquido das entidades;
d) Existem diversas etapas possíveis para o seu reconhecimento.
Receita representa a entrada de elementos para o ativo, sob forma de dinheiro ou direito a receber, decorrente da venda de mercadorias, produtos ou serviços prestados, em determinado período de tempo, provocando alterações no patrimônio liquido das entidades.
Consideram-se receita de uma entidade, aquelas ligadas a sua atividade principal (definidas como receitas operacionais) e as resultantes de operações esporádicas ou eventuais (definidas como receitas não operacionais).
Receita operacional representa o ingresso de recursos externos provenientes das atividades operacionais da empresa. Engloba a parcela relativa às vendas à vista e à prazo das mercadorias, produtos e serviços e a parcela correspondente à venda de co-produtos de uma entidade.
Dedução da receita operacional: nas deduções devem ser incluídos os ajustes da receita operacional bruta, que são os impostos incidentes sobre a venda, os descontos comerciais (quando contabilizados separadamente), as devoluções e abatimentos de vendas.
Receitas não operacionais, representam a entrada de recursos para a entidade decorrentes de fatos esporádicos ou eventuais, não ligados às atividades principais da mesma. O lucro na venda de parte do imobilizado de uma empresa caracteriza-se como uma receita não operacional.
Mensuração da receita: a receita se mede através do valor de troca da mercadoria, produto ou serviço das entidades.
Despesa
Representa os sacrifícios que a entidade se vê obrigada a arcar para a obtenção da receita. Exemplificando: Para que uma empresa possa revender determinada mercadoria, vários esforços são efetuados para colocar a mercadoria em condição de vendas. Gastos com a aquisição da mercadoria, transporte, armazenagem, funcionário etc., que representam os sacrifícios efetuados para que a empresa possa obter a receita da venda das mercadorias.
Despesas operacionais representam a utilização ou o consumo de bens e serviços na atividade normal da empresa com o objetivo de produzir a receita. São, em geral, regulares às despesas administrativas, com vendas, com pessoal, financeiras etc.
Despesas não operacionais são as despesas não ligadas à atividade principal da empresa. Como por exemplo, prejuízo na venda de bens.
Mensuração das despesas: a contabilidade reconhece as despesas através de sua contabilização de natureza especifica, aqui, denominada de contas de resultado ou diferenciais.
a) Uma diminuição do ativo, sem alteração dos valores do passivo, quando forem pagos a vistas;
b) Um aumento do passivo, sem alteração dos valores do ativo, quando forem para pagamento posteriores.
· Resultados
Representam a diferença entre as receitas e despesas de uma entidade em determinado período de tempo.
De acordo com o comportamento das receitas e despesas, o resultado pode ser assim classificado:
a) Positivo: quando a soma das receitas for superior à soma das despesas.
O resultado positivo provoca aumento do patrimônio liquido, evidenciando, assim, uma melhora na situação liquida;
b) Equilíbrio: quando a soma das receitas darem exatamente igual à soma das despesas. Esse resultado não interfere no patrimônio líquido, conseqüentemente a situação liquida permanece inalterada.
c) Negativa: quando a soma das receitas for inferior à soma das despesas.
O resultado negativo provoca um decréscimo do patrimônio liquido, demonstrando, assim, que a situação liquida da empresa piorou em decorrência do prejuízo ocorrido no período.
3 ATOS E FATOS ADMINISTRATIVOS
O patrimônio das empresas está em constate movimento, em função dos acontecimentos que ocorrem diariamente. Esses acontecimentos podem ser divididos em dois grupos:
Atos Administrativos
Fatos Administrativos
3.1 ATOS ADMINISTRATIVOS
São acontecimentos que ocorrem na empresa e que não provocam alterações no patrimônio. Por exemplo, admissão de empregados, assinaturas de contratos de compras, de vendas e de seguros diversos, aval de títulos, fianças em favor de terceiros etc.
3.2 FATOS ADMINISTRATIVOS
São os acontecimentos que provocam variações nos valores patrimoniais, podendo ou não alterar o Patrimônio Líquido.
Por modificarem o Patrimônio, devem ser contabilizado através das contas patrimoniais e das contas de resultados.
Os fatos administrativos podem ser classificados em três grupos:
· Fatos permutativos
· Fatos modificativos
· Fatos mistos
Vamos partir de um Balanço Patrimonial da Empresa J. Fernandes Ltda., onde demonstraremos os bens, direitos e obrigações, mostrando cada fatos administrativos em suas variações:
Situação patrimonial a qual partiremos:
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.000 Salário a Pagar 300
Imóveis 2.800 Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 500 Capital 3.200
Lucros Acum. 800
Total 4.300 Total 4.300
FATOS PERMUTATIVOS
São aqueles que permutam os elementos componentes do Ativo e ou Passivo, sem modificar o valor do Patrimônio Líquido. Pode ocorrer troca entre os elementos do ativo, entre os elementos do passivo e entre ambos ao mesmo tempo.
a - Permutação entre elementos ativo
Partindo do Balanço Patrimonial apresentado, suponhamos que na empresa J. Fernandes Ltda. tenha ocorrido o seguinte:
Recebimento da importância de $ 500, em dinheiro, referente a uma duplicata.
Esse fato aumentará o Caixa em R$ 500, pela entrada do dinheiro, e diminuirá a conta duplicatas a receber em R$ 500, pelo recebimento da duplicatas, provocando, ao mesmo tempo, aumento e diminuição entre os elementos do Ativo.
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.500 Salário a Pagar 300
Imóveis 2.800 Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 800
Total 4.300 Total 4.300
Note que houve a permutação no elemento ativo, mas o valor do Patrimônio Líquido não se alterou, e sim só alterou as contas caixa e duplicatas a receber.
b- Permutação entre elementos passivo
Partindo do balanço anterior, já modificado, suponhamos agora que na conta salário a pagar, foi feito uma irregularidade onde deixou de descontar a tributação do imposto de renda na fonte do funcionário, com isso precisamos apropriar na conta certa este imposto e descontar de onde precisamos fazer.
O balanço fica assim em sua permutação no passivo:
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.500 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 800
Total 4.300 Total 4.300
Note que apareceu uma conta nova, imposto a recolher, no valor de $ 30, retirados da conta salário a pagar, ambos são contas do passivo, logo, houve permutação entre elementos do passivo, não alterando o valor do patrimônio líquido.
c- Permutação entre elementos do ativo e passivo.
· aumento
A compra de móveis e utensílios a prazo, por exemplo, no valor de $ 700, aumentará o ativo e aumentará o passivo.
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.500 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Móveis e Utens. 700 Duplicatas Pag. 700
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 800
Total 5.000 Total 5.000
Note que houve aumento tanto no ativo como no passivo total devido uma alteração ocorrido na empresa.
· diminuição
Suponhamos agora, que a empresa tenha efetuado o pagamento, em dinheiro, de uma duplicata no valor de R$ 500.
Este evento diminuirá tanto o ativo como o passivo.
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.000 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Móveis e Utens. 700 Duplicatas Pag. 200
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 800
Total 4.500 Total 4.500
Note que, tanto no caso de aumento como no caso de diminuição, houve permutação entre elementos do ativo e do passivo ao mesmo tempo, sem interferência no Patrimônio Líquido, o qual permaneceu o mesmo.
FATOS MODIFICATIVOS
São aqueles que acarretam alterações, para mais ou para menos, no Patrimônio Líquido.
Como podemos observar, os fatos permutativos envolvem apenas as contas patrimoniais, sem provocar alteração no patrimônio líquido. Porém, os fatos modificativos envolvem contas de resultados (receitas e despesas) e, consequentemente, alteram o patrimônio líquido.
a- diminuição
Partindo do balanço anterior, suponhamos a ocorrência do seguinte fato:
A empresa pagou a importância de R$ 100, em dinheiro, referente a despesas com o uso de telefone.
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 900 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Móveis e Utens. 700 Duplicatas Pag. 200
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 700
Total 4.400 Total 4.400
Demonstrativo de Resultado de Exercício
Empresa: J.Fernandes Ltda.
Despesas Administrativas
Telefone 100
Resultado do Exercício (100)
Note que o pagamento da despesa diminui o Patrimônio, pois o caixa, que tinha R$ 1.000, ficou com R$ 900. E a despesa com o uso de telefone diminui o lucro: a conta lucros acumulados, que tinha R$ 800, ficou com apenas R$ 700.
“É evidente que, na pratica, não é imediatamente após cada evento ocorrido que o contabilista altera o balanço patrimonial da empresa, diminuindo o aumentando os lucros. Estamos simulando situações apenas para entender como o fato administrativo atua na situação patrimonial”.
b- aumento
Neste fato a empresa recebe a importância de R$ 200, em dinheiro, proveniente de receita de aluguel de imóveis.
Neste caso o ativo aumenta pela entrada do dinheiro na conta caixa e aumenta o patrimônio líquido pela receita auferida
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.100 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Móveis e Utens. 700 Duplicatas Pag. 200
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 900
Total 4.600 Total 4.600
Demonstrativo de Resultado de Exercício
Empresa: J.Fernandes Ltda.
Receita não operacional
Aluguel 200
Resultado do Exercício 200
FATOS MISTOS
Envolve ao mesmo tempo, um fato permutativo e um fato modificativo. Pode, portanto, acarretar alterações no Ativo e no Patrimônio Líquido, ou no Passivo e no Patrimônio Líquido, ou no Ativo, no Passivo e no Patrimônio Líquido ao mesmo tempo.
Os fatos mistos podem acarretar aumento ou diminuição no patrimônio.
a- aumento
Partindo da situação patrimonial anterior, suponhamos a ocorrência do seguinte fato:
Os móveis e utensílios, que custam R$ 700, foram vendidos, à vista, por R$ 750.
Tal evento diminuirá o Ativo em R$ 700, pela saída de Móveis e Utensílios; aumentará novamente o ativo, pela entrada de R$ 750, em dinheiro, no caixa; aumentará o Patrimônio Líquido, pelo lucro auferido de R$ 50.
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.850 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Móveis e Utens. 0 Duplicatas Pag. 200
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 950
Total 4.650 Total 4.650
Demonstrativo de Resultado de Exercício
Empresa: J.Fernandes Ltda.
Receita não operacional
Venda de Imobilizado 700
Resultado do Exercício 700
Veja que o ativo sofreu permutação (diminuição pela saída de Móveis e Utensílios e aumentou pela entrada do dinheiro no Caixa) e foi aumentado em R$ 50. O aumento verificado no Ativo, devido ao lucro obtido na venda, acresceu ao Patrimônio Líquido R$ 50, ou seja, o mesmo valor do lucro. Então tivemos, ao mesmo tempo, um fato permutativo (permuta entre as contas móveis e utensílios e caixa) e um fato modificativo (recebimento de receitas pelo lucro obtido na transação).
b- diminuição
A empresa efetuou o pagamento de uma duplicata no valor de R$ 200, em dinheiro, tendo pago, também, R$ 20 de juros pelo atraso. Pagou portanto, R$ 220.
Este fato acarretará diminuição no ativo, pela saída de R$ 200 do caixa; diminuição no passivo, pela extinção da obrigação em duplicatas a pagar, no valor de R$ 200; e diminuição no patrimônio líquido, pela redução dos lucros em R$ 20, devido a despesa ocorrida.
Balanço Patrimonial
Empresa: J.Fernandes Ltda.
ATIVO PASSIVO
Bens Obrigações Terceiros
Caixa 1.630 Salário a Pagar 270
Imóveis 2.800 Imposto a Rec. 30
Móveis e Utens. 0 Duplicatas Pag. 0
Obrigações Proprietário
Direitos Patrimônio Líquido
Duplicatas a Rec. 0 Capital 3.200
Lucros Acum. 930
Total 4.430 Total 4.430
Demonstrativo de Resultado de Exercício
Empresa: J.Fernandes Ltda.
Despesas Financeiras
Juros passivos 20
Resultado do Exercício (20)
Também neste caso, tivemos, ao mesmo tempo, um fato permutativo (permuta entre as contas duplicatas a pagar e caixa) e um fato modificativo (o pagamento da despesa pelos juros ocorridos na operação).
Resumo
· fatos permutativos: envolvem apenas contas patrimoniais.
· fatos modificativos: envolvem apenas uma conta patrimonial que representa bem, direitos ou obrigações) e uma ou mais contas de resultado ou do patrimônio líquido.
· fatos mistos: envolvem mais de uma conta patrimonial e uma ou mais contas de resultado ou do patrimônio líquido.
4 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
Conceito
É uma técnica que consiste em registrar nos livros próprios (Diário, Razão, Caixa etc.) todos os fatos administrativos que ocorrem na empresa.
O controle contábil das empresas começa com a escrituração dos eventos no livro diário, completando-se, depois, nos demais livros de escrituração.
É através dos fatos administrativos que ocorre a gestão do patrimônio das empresas e, esses fatos, são registrados por meio da escrituração.
4.1 LIVRO DIÁRIO
Livro Diário é um livro de escrituração, obrigatório, onde são feitos os registros dos atos e fatos que ocorrem dentro de uma empresa ou de sua relação com outras.
O Livro Diário deve ser registrado em idioma pátrio, em ordem cronológica de dia, mês e ano; não devem conter emendas, rasuras, borrões ou entrelinhas.
O Livro Diário, deverá conter, respectivamente, na primeira e última página, termos de abertura e de encerramento, e ser registrado e autenticado pelas Juntas Comerciais ou registrado em cartório, conforme o caso.
Admite-se a autenticação do livro Diário em data posterior ao movimento das operações nele lançadas, desde que o registro e a autenticação tenham sido promovidos até a data da entrega tempestiva da declaração, correspondente ao respectivo período (IN SRF 16/84).
Entretanto, deve-se observar que a opção pela tributação com base no lucro real trimestral obriga que ao final de cada trimestre a pessoa jurídica apure seus resultados com base em demonstrações financeiras transcritas no livro Diário, bem como efetue a demonstração do lucro real devidamente transcrita no LALUR.
O Livro Diário poderá ser escriturado por sistema de processamento eletrônico de dados, em formulários contínuos cujas folhas deverão ser numeradas em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente, e conterão termos de abertura e encerramento, sendo obrigatória a sua autenticação no órgão competente (RIR/99, art. 255).
O Diário é um livro obrigatório pela legislação comercial. Por ser obrigatório, o Diário está sujeito às formalidades legais extrínsecas e intrínsecas.
Formalidades extrínsecas (ou externas): o livro diário deve ser encadernado com folhas numerassem sequência, tipograficamente. Deve conter, ainda, os termos de abertura e de encerramento e ser submetido à autenticação do órgão competente do registro do comércio.
Formalidade intrínseca (ou internas): a escrituração do diário deve ser completa, em idioma e moeda nacional, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens.
Essas formalidades devem ser observadas para que o livro diário mereça fé a favor do comerciante, pois, como a vida da empresa é registrada no livro diário, toda e qualquer demonstração de situação empresarial, apresentada a qualquer momento, tem sua comprovação nesse livro, desde que o mesmo não contenha vícios (erros de escrituração) contrários as formalidade legais e descritas.
4.2 LIVRO RAZÃO
Livro empregado na escrituração contábil analítica, para acompanhar as posições de cada uma das contas que formam o sistema escritural de um patrimônio.
Livro Razão é utilizado para resumir e totalizar, por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação. A escrituração deverá ser individualizada, obedecendo-se a ordem cronológica das operações (RIR/99, art. 259, que incorporou as Leis nº 8.218/91, art. 14, e nº 8.383/91, art. 62).
Este livro ou fichas, têm real importância, pois é dele que se levantam os balancetes da posição das contas, para posterior encerramento do Balanço.
A partir de 01/01/92, tornou-se obrigatória, para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, a escrituração e a manutenção do Livro Razão ou fichas.
O Livro Razão ou as respectivas fichas estão dispensadas de registro ou autenticação em qualquer órgão. Entretanto, na escrituração deverão ser obedecidas as regras da legislação comercial e fiscal aplicáveis aos lançamentos em geral. (RIR/99, art. 259, § 3º).
A não manutenção do Livro Razão ou fichas, nas condições determinadas na legislação, implicará no arbitramento do lucro da pessoa jurídica (RIR/99, art. 530, inciso VI; art. 259, § 2º).
A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial ( art. 264 do RIR/99). Segundo fonte: RIR/99 / Site Receita Federal - perguntas e respostas / : Enciclopédia Contábil e Comercial Brasileira Autor: Sr. Antonio Calderelli
MÉTODO DE ESCRITURAÇÃO
O método utilizado para a escrituração dos fatos administrativos é o método das partidas dobradas.
Esse método, que é de uso universal e foi divulgado pelo frade franciscano Luca Pacioli, no século XV, consiste no seguinte:
Não há devedor sem que haja credor e não há credor sem que haja devedor, sendo que a cada débito corresponde um crédito de igual valor.
LANÇAMENTO
Conceito é o meio pelo qual se processa a escrituração.
Os fatos administrativos são registrados através do lançamentos, inicialmente no livro diário, mediante documentos que comprovem a legitimidade da operação (Notas Fiscais, Recibos, Contratos etc.)
Elementos essenciais, o lançamento, de acordo com o método das partidas dobradas, é feito em ordem cronológica (data), e os elementos que o compõem obedecem a uma determinada disposição.
Veja, agora, como é que se faz um lançamento no livro diário.
Suponhamos o seguinte fato ocorrido na empresa:
Compra à vista (em dinheiro) de uma máquina de escrever, marca olivetti, conforme nota fiscal nº 257, da Maquinolândia Ltda., no valor de R$ 800,00.
Observe que todo lançamento deve ter os seguintes elementos essenciais.
· 1º elemento: local e data data ocorrência do fato;
· 2º elemento: conta a ser debitada;
· 3º elemento; conta a ser creditado;
· 4º elemento; histórico e valor.
1º Verificar o local e a data da ocorrência do fato.
No caso do nosso exemplo, considere a sua cidade e a data de hoje.
2º Verificar que documento foi emitido na operação.
Se não houver documento idôneo que comprove a ocorrência do fato, este não poderá ser contabilizado.
Neste exemplo o documento emitido foi a Nota fiscal nº 257.
3º Todo fato administrativo, objeto de escrituração, envolve, no mínimo, dois elementos patrimoniais ou de resultado. Então, este passo consiste em identificar quais são esses elementos envolvidos na operação.
Neste exemplo notamos os seguintes elementos:
· compra à vista de uma máquina de escrever...
1º elemento: compra à vista, significa movimentação de dinheiro, logo a movimentação é dinheiro.
2º elemento: uma máquina de escrever, logo a movimentação é máquina.
4º Verifica no plano de contas que conta deveremos utilizar para registrar cada um dos elementos identificados no 3º passo.
Temos no exemplo:
Dinheiro- registrado na conta caixa.
Máquina- registrado na conta móveis e utensílios.
5º Preparar o histórico do problema.
O histórico consiste
Logo temos no exemplo:
Compra de uma máquina de escrever, marca olivetti, conforme a nota fiscal nº 257, de Maquinolândia Ltda.
6º Identificar que conta será debitada e que conta será creditada.
O que é conta a ser debitada e conta a ser creditada?
Observe que todo fato que ocorre na empresa ocorre em forma de troca.
Vamos tomar, por exemplo, a compra à vista da máquina de escrever
Daí, podemos concluir, nesta fase, que em todo evento ocorrido na empresa envolvendo elementos materiais existente pelo menos um elemento que entra para a empresa, podendo acarretar aumento nos elementos patrimoniais. E existe, também, pelo menos um elemento que sai em troca do que entrou, podendo acarretar diminuição entre os elementos patrimoniais.
Sendo assim, todo fato administrativo objeto de contabilização pode aumentar e/ou diminuir os elementos do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Líquido.
Não podemos esquecer que isto ocorre também nos fatos administrativos de receitas e despesas, pois pode aumentar ou diminuir estes mesmos elementos, mas movimentando contas de resultados que são as Receitas e Despesas.
QUADRO AUXILIAR DA ESCRITURAÇÃO
1. PARA ELEMENTOS PATRIMONIAIS
a) Toda vez que aumentar o Ativo, DEBITAR a respectiva conta
b) Toda vez que diminuir o Ativo, CREDITAR a respectiva conta
c) Toda vez que aumentar o Passivo, CREDITAR a respectiva conta
d) Toda vez que diminuir o Passivo, DEBITAR a respectiva conta
2. PARA ELEMENTOS DO RESULTADO
e) Toda vez que ocorrer uma Despesa, DEBITAR a respectiva conta
f) Toda vez que ocorrer uma Receita, CREDITAR a respectiva conta
Obs. se houver um estorno entre as partes temos que fazer os lançamento inverso, ou seja se a Despesa DEBITA, no estorno a Despesa CREDITA, se a Receita CREDITA, no estorno a Receita DEBITA.
QUADRO DO RACIOCÍNIO LÓGICO DO RAZÃO EM “T”
ATIVO | |
AUMENTO | DIMINUIÇÃO |
PASSIVO | |
AUMENTO | DIMINUIÇÃO |
RECEITA | |
AUMENTO | DIMINUIÇÃO |
DESPESA | |
AUMENTO | DIMINUIÇÃO |
· As contas de Despesas sós serão creditadas para estornos ou encerramento de exercício
· As contas de Receita só serão creditadas para estornos ou encerramento de exercício
FÓRMULA DE LANÇAMENTOS
Nesta formula de lançamentos existem quatro tipos de lançamentos, sendo que porém, um mesmo lançamento poderá conter mais de uma conta debitada ou mais de uma conta creditada. Daí a existência de quatro fórmula de lançamentos:
1ª FORMULA: quando aparecem nos lançamentos uma conta debitada e uma conta creditam.
2ª FÓRMULA: quando aparecem no lançamento uma conta debitada e mais de uma conta creditada.
3ª FORMULA: quando aparece no lançamento mais de uma conta debitada e apenas uma conta creditada.
4ª FÓRMULA: quando aparecem no lançamento mais de uma conta debitada e mais de uma contra creditada.
4.3 MODELO DE BALANCETE DE VERIFICAÇÃO
Balancete de Verificação de Duas Colunas
Conta | Débito | Crédito |
Total |
Balancete de Verificação de Três Colunas
Conta | Débito | Crédito | Saldo | D/C |
Total |
Balancete de Verificação de Quatro Colunas
Conta | Débito | Crédito | Saldo | Saldo |
Débito | Crédito | |||
Total |
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