CONTABILIDADE GERAL: CONTABILIDADE GERAL - PASSO A PASSO

1 OPERAÇÃO COM FINANÇAS

O que são finanças?

A ciência de gerenciar fundos de investimentos; virtualmente todos os indivíduos ou organizações ganham com a capitação de recursos oriundos de dinheiro ou outro bem da mesma espécie.

O objetivo principal da Administração financeira é:

Reconhecer a estrutura econômica – financeira empresarial da gestão dos investimentos e da prática de financiamento a curto e longo prazo.

Analisar a característica dos diferentes fundos de investimentos.

Esclarecer as mudanças no sistema de pagamento brasileiro.

Proporcionar uma visão crítica sobre o processo decisório, diante da alta turbulência dos mercados.

Em resumo: estuda e analisa a estrutura econômico-financeira dos critérios e dos meios utilizados na gestão financeira das práticas de financiamento de curto e longo prazo, da gestão orçamentária dos investimentos, dos recursos financeiros e dos meios de controle disponíveis. Estudo da dinâmica do mercado financeiro de capitais. Tudo isso, para alcançar resultados favoráveis financeiramente ou, mesmo, conseguir minimizar os problemas existenciais no período avaliado.

Os conflitos da área financeira só são existenciais porque o setor financeiro administra um negócio e, esse, pode ser um modesto empreendimento ou, até, uma grande empresa que envolve ações de investimento em bolsas de valores interna ou externa do país de origem.

As finanças que faz com que tudo isso aconteça, é o que dirige todo mercado financeiro de um país. É aquela que transforma um capital para atender as necessidades de uma empresa, de um departamento, enfim, de vários recursos existenciais no mercado.

O papel do administrador financeiro é assegurar que esse capital esteja disponível nos montantes adequados, no momento certo e ao menor custo. Isso não ocorrendo, a empresa não sobreviverá.

A área financeira está muito mais complexa e avança a passos mais rápidos atualmente. Os mercados financeiros estão flexíveis, as taxas de juros podem subir ou cair acentuadamente em um período de tempo muito curto. Essas mudanças afetam totalmente as decisões financeiras. Sendo que, hoje, existem muitas estratégicas financeiras possíveis, e novos produtos financeiros surgem a todo instante.

Portanto, se conseguirmos obter fundos a um menor custo do que nossos concorrentes, estaremos em condições de colocarmos no mercado os nossos produtos de forma mais competitiva, melhorando, assim, nossa lucratividade. Entretanto, as decisões financeiras não devem ser tomadas isoladamente, o pessoal de finanças deve trabalhar em conjunto com todos os departamentos, só assim, conseguiremos alcançar resultados favoráveis e um orçamento adequado na montagem das decisões para o determinado planejamento para atingir a lucratividade. Sendo que, a verdadeira força da empresa, o que realmente importa aos acionistas, baseia-se no fluxo de caixa.

A gestão de disponibilidade é identificar que o administrador financeiro controla adequadamente as entradas e saídas de numerários, avaliando os fluxos de caixa e, identificando exatamente todos os relatórios financeiros, para poder analisar e identificar a administração financeira com uma análise precisa e bem formulada nas decisões futuras.

A gestão de disponibilidade controla e administra as devidas sistemáticas:

1.1 CAIXA

Esse instrumento é de fácil aplicação e gera importantes informações para o dirigente acompanhar as entradas e saídas de recursos da empresa, sendo que, as entradas devem ser registradas por contas específicas, contas essas que podem receber o título que se enquadre pelo tipo de entrada (venda à vista, salários, imposto etc.).

Essas contas que estão contidas no registro de caixa, normalmente utilizadas nas Empresas, servem aqui, apenas como exemplo, portanto, podem ser alteradas conforme a necessidade de cada empresa.

A utilização desse controle não dispensa o uso do movimento de caixa contábil padrão, descritivo - que você poderá encontrar em qualquer papelaria - portanto, após os registros, os documentos devem ser enviados para a contabilização.

1.2 CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

Para o funcionamento ideal do controle de contas a receber, há a necessidade que as vendas à prazo do dia e os recebimentos sejam informados aos responsáveis pelo preenchimento, sendo que os lançamentos das vendas a prazo devem ser realizados no controle conforme o mês de vencimento e, as baixas, de acordo com os recebimentos.

Entretanto, ressaltamos que deve haver uma separação entre os tipos de carteiras nas operações com bancos: as mais comuns, são descontos de duplicatas e cobranças simples. Nesses casos, os lançamentos devem ser realizados de forma individual, por tipo de carteira, sendo as duplicatas lançadas em um controle e, se possível, separadas por banco, caso a empresa trabalhe com mais de um.

O mesmo procedimento deve ser dado para a cobrança simples.

É evidente que, além das operações com bancos, existe cobrança em carteira, que são os documentos mantidos na empresa e, neste caso, deve haver um controle somente para esse tipo de carteira.

1.3 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

Avaliar o volume de recursos obtidos através de compras a prazo. (verificar qual é o valor que a empresa deve no total).

Verificar a distribuição dos prazos de vencimentos.

Aumentar a segurança quanto aos pagamentos procedentes. (tentar diminuir ou evitar pagar as duplicatas em duplicidade).

Avaliar o volume de recursos que foram solicitados aos fornecedores através de pedido de mercadoria. (controlar, através dos pedidos, quanto comprou, pois, quando chegarem as mercadorias, pode-se verificar se as quantidades e a qualidade especificada no pedido conferem com a mercadoria que está chegando na empresa).

Quais são as áreas importantes para desenvolver oportunos trabalhos financeiros?

Serviços financeiros – desenvolvem a função de prestar assessoria e produtos financeiros, os quais envolvem uma variedade de oportunidades de carreira em bancos, planejamento financeiro pessoal, investimentos, bens imóveis e seguros.

Administração financeira – desenvolve a função de administrador financeiro, avaliando os direitos e as obrigações das empresas.

Os administradores financeiros gerenciam atividades de questões do tipo: contas a receber, contas a pagar, análise de fluxo de caixa, análise das demonstrações financeiras (balanço patrimonial, demonstração dos resultados do exercício, demonstrações dos lucros ou prejuízos acumulados, Demonstrações do patrimônio líquido, Demonstrações das origens e aplicações de recursos, desenvolvimento de notas explicativas.) Avaliação dos investimentos realizados a curto e longo prazo, sendo: aplicações em poupanças, fundos de valores de investimentos, ações e demais fundos inerentes para fins de capitação de recursos.

Este profissional atua em empresa privadas públicas, grandes, pequenas, com fins ou sem fins lucrativos (Ongs, associações e demais organizações que necessitam de análise de investimentos).

A função sistêmica desse profissional é trabalhar em tarefas financeiras como planejamento, concessão de crédito para clientes, avaliação de investimentos para obtenção de recursos para a operacionalidade da empresa. Outro fator importante para este profissional foi o aumento das atividades empresariais de negociações ocorridas graças à globalização, empresas importantes exportando seus produtos, exigindo, assim, um comprometimento do profissional em realizar um controle rígido no gerenciamento do fluxo de caixa nas diferentes moedas para, assim, proteger os riscos que surgem naturalmente na transação internacional.

Para existir uma administração sadia, completa, planejada e não correrem riscos, todos os profissionais que atuam nas diversas áreas da empresa, necessitam ter conhecimento e responsabilidade com o setor financeiro da empresa no que tange a recursos para investimentos, aplicações ou, mesmo, resgate para pagamentos. Isso recai nas mãos do departamento administrativo geral, processo e produtos, controle de qualidade, expedição etc.

Todos os administradores em uma empresa são responsáveis pelo setor financeiro e estão ligados constantemente com o pessoal de finanças, pois, justificam as necessidades de serem sanados em suas áreas para negociar orçamentos operacionais, lidar com avaliações financeiras, comprar e vender equipamento do setor. Claramente, o administrador que entende o processo de tomada de decisões financeiras, estará capacitado a lidar com questões de conflitos para o bom gerenciamento da empresa e, assim, buscar recursos que disponibilizam ações para melhoria do departamento empresarial e, assim, poder aumentar os recursos reais para cumprimento das metas exigidos pela diretoria da empresa.

Identifique as oportunidades profissionais na administração financeira:

Analista financeiro – responsável pelo preparo dos planos financeiros e orçamentários, desenvolvimento de previsão financeira, análise financeira em conjunto com o contador.

Gerenciamento de orçamento de capital - responsável pela avaliação e recomendação de propostas de investimentos de ativos. Este profissional desenvolve a função de levantar boletins, relatórios e previsão para ampliação de empresa ou mesmo, criação de empresa e, também, criação de unidades chamadas de filiais.

Gerenciamento de projetos de financiamento - este profissional busca recursos para investimento em ativo, coordenam consultoria, banqueiros de investimentos e assessoria jurídica para não ter problemas futuros na parada das obras de instalações da empresa.

Gerente de caixa - responsável por manter e controlar os saldos diários de caixa da empresa, freqüentemente gerencial, as atividades de cobranças e desembolso de caixa e investimento a curto prazo, assim como coordena empréstimos a curto prazo e relações com bancos.

Analista/ gerente de crédito - administra a política de crédito da empresa através da avaliação de solicitação de crédito, extensão de crédito, assim como, monitoramento e cobranças de contas a receber.

Gerente de fundos de pensão - este profissional é responsável pela supervisão geral e administração de ativos e passivos do fundo de pensão dos colaboradores.

Qual a relação da administração financeira com a economia?

Os relacionamentos financeiros e econômicos são estreitos. O administrador financeiro deve estar atento constantemente às mudanças econômicas do seu país e, também, com as do mundo, pois, tudo influencia o comportamento produtivo da empresa. O mais importante sistema de gerenciamento financeiro ligado à economia é a análise marginal, ou seja, as decisões financeiras devem ser tomadas e executadas somente quando os benefícios adicionais excederem os custos somados. Toda decisão financeira chega a uma avaliação dos benefícios marginais e dos custos marginais.

2 CONTROLES FINANCEIROS

2.1 CICLO DO CAPITAL DE GIRO

Compra de Mercadorias – Estoque de Mercadorias (Matéria-Prima)

Produção – Gasto com produção - Estoque de Produtos Acabados

Compra de Mercadorias – Pagamento à Vista

Compra de Mercadorias – Pagamento à Prazo - (Fornecedores)

Vendas à Vista – Caixa – Contas à Receber

Vendas à Prazo – Contas à Receber

Venda – Pagamento de Tributos

Pagamento das Contas à Prazo - Fornecedores

Recebimento das contas à receber

Compra de Imobilizado ou reinvestimento

Pagamento do Imobilizado ou reinvestimento

2.2 CADEIA DE RELACIONAMENTO

Controles Básicos:

Caixa e Bancos

Estoque

Contas a Receber

Contas a Pagar

Folha de Pagamento

Controles Gerenciais

Apuração do Resultado

Custos e Preços

Orçamento de Caixa

3 FLUXO DE CAIXA

3.1 DESENVOLVIMENTO DO FLUXO DE CAIXA E SUA IMPORTÂNCIA PARA AS ORGANIZAÇÕES

3.1.1 INTRODUÇÃO SOBRE FLUXO DE CAIXA

3.1.1.1 A IMPORTÂNCIA DO FLUXO DE CAIXA

Desenvolver fluxo de caixa é saber como organizar adequadamente o sistema financeiro referente a movimentação diária de numerários e sua influência no sistema empresarial organizacional.

Fluxo de caixa atende a diversos públicos e todos com muita particularidade, é através desse sistema que possibilita a formação ideal da organização de uma empresa. Os usuários são:

Acionistas, Diretores, Gerentes, Supervisores e demais executivos e profissionais das diversas áreas que necessitem de maiores informações para analisar e interpretar dados financeiros, favorecendo a participação e/ou auxiliando na tomada de decisões no contexto empresarial.

3.1.1.2 VALOR DO DINHEIRO NO TEMPO

Em uma empresa, a todo momento surgem oportunidades de investimentos. Para que se possa definir a viabilidade desses investimentos é necessário que se tenha uma estimativa de qual será o resultado alcançado com esse investimento em termos de retorno de capital em um determinado espaço de tempo.

Para se alcançar esse resultado é necessário que os valores sejam medidos no mesmo instante no tempo, esse instante normalmente é definido no início ou no final da vida do investimento. Se o procedimento utilizar como base o início do investimento o método recebe o nome de valor presente, se utilizar como base o final do investimento recebe o nome de valor futuro. O valor presente utiliza como técnica o desconto de cada fluxo de caixa alcançado em determinado espaço de tempo, transportando os valores para o ponto inicial ou ponto zero. O valor futuro é obtido com a capitalização do investimento inicial e dos resultados obtidos no decorrer do processo, transportando os valores para o instante final da vida do investimento. (Groppelli, 2.001)

Se forem feitos utilizando métodos adequados, ambos chegaram ao mesmo resultado, embora se argumente que “os administradores financeiros têm a tendência de confiar, principalmente, em técnicas de valor presente, uma vez que eles tomam decisões no tempo zero”. (Gitman, 1997 P:153)

3.1.1.3 FLUXO DE CAIXA INCREMENTAL

O fluxo de caixa incremental é o fluxo de caixa adicional que a empresa irá receber acima do fluxo de caixa inicial, para determinar o fluxo de caixa incremental são utilizados os fluxos de caixa e não os valores contábeis, porque os fluxos de caixa e os valores contábeis não são necessariamente idênticos, devido a presença de certas despesas na demonstração de resultado da empresa, que não implicam saídas no fluxo de caixa. (Groppelli, 2001; Gitman, 1997).

3.1.1.4 FLUXOS DE CAIXA LÍQUIDOS

A demonstração dos fluxos de caixa, resume os resultados alcançados por uma empresa para um dado período de tempo.

Os fluxos de caixa são divididos em duas categorias, os fluxos de caixa operacionais e outros fluxos de caixa. Os fluxos de caixa operacionais têm origem nas operações normais da empresa, e em essência são, a diferença entre as receitas de vendas e os desembolsos de despesas, incluindo impostos pagos.

Os outros fluxos de caixa surgem com a emissão de ações, com a tomada de empréstimos , com a venda de ativos imobilizados e outros. (Gitman, 1997)

A demonstração de um fluxo de caixa pode ser elaborada em cinco passos;

Calcular as variações no balanço patrimonial em ativos, passivos e patrimônio líquido, durante o período em questão.

Classificar cada variação calculada no primeiro passo como origem ou aplicação.

Separadamente, soma todas as origens e todas as aplicações encontradas nos passos anteriores, se esse passo for feito corretamente, o total das origens deve ser igual ao total das aplicações.

O passo seguinte consiste em calcular o lucro líquido depois do imposto de renda, a depreciação, quaisquer outras despesas não desembolsáveis, e os dividendos pagos à ações ordinárias e preferenciais (normalmente, o lucro líquido depois do imposto de renda e a depreciação podem ser tomados diretamente da demonstração do resultado, já os dividendos podem precisar ser calculados). (Groppelli, 2001; Gitman, 1997).

Classifique os dados relevantes segundo três categorias, fluxo de caixa das atividades operacionais, fluxo de caixa das atividades de investimento e fluxo de caixa das atividades de financiamento. (Groppelli, 2001; Gitman, 1997).

Todas as origens, bem como o lucro líquido depois do imposto de renda e a depreciação, devem ser tratados como valores positivos, entradas de caixa, enquanto todas as aplicações, quaisquer prejuízos e dividendos pagos devem ser tratados como valores negativos, saídas de caixa. Os itens em cada categoria, operacional, investimento e financiamento devem ser totalizados e esse três totais devem ser adicionados para se obter o aumento líquido ou diminuição em caixa e títulos negociáveis para o período. (Groppelli, 2001; Gitman, 1997).

Para se encontrar o fluxo de caixa líquido da empresa é necessário subtrair os pagamentos dos recebimentos em cada período, somando o saldo inicial de caixa ao fluxo líquido para cada mês.

A demonstração dos fluxos de caixa permite a pessoa responsável, analisar o passado e possivelmente o futuro fluxo de caixa da empresa para tomas possíveis decisões futuras. (Groppelli, 2.001)

3.1.1.5 ANÁLISE DE CUSTOS COMO BASE PARA ANÁLISE DO FLUXO DE CAIXA

Custos constitui a expressão monetária dos insumos e consumos ocorridos para a produção e venda de um determinado produto ou serviço. Entende-se por custo, todos os gastos que venham a ocorrer na elaboração e desenvolvimento de um determinado projeto, quanto a sua classificação os custos podem ser definidos de várias formas, entre elas estão, os custos variáveis e fixos e os custos diretos e indiretos.

Os custos variáveis são definidos como aqueles que estão diretamente atrelados ao volume de atividade, como venda e produção, alguns exemplos de custos variáveis são, matéria-prima, comissões de vendas e outro.

Custos fixos, são aqueles que não variam na empresa dentro de certos limites de capacidade, normalmente são custos e despesas estruturais, vinculados mais a uma unidade de tempo que a um volume de produção, tendo como exemplos, aluguéis, seguros, honorários profissionais, e outros.

Os custos diretos são todos aqueles que são diretamente ligados a um produto ou serviço, como por exemplo, custo na mercadoria adquirida, ICMS e outros.

Os custos indiretos são aqueles que não se identificam especificamente com um produto ou serviço, por exemplo, material de escritório, despesas com telefone e outros.

Para que se possa definir e estudar todos esses custos existem três sistemas de custeio que facilitam o estudo dos custos, estes sistemas são definidos como, sistema de custeio integral ou por absorção, sistema de custeio marginal ou direto e sistema de custeio por atividade ou ABC. (Brigham, 1999; Atkinson, 2000)

3.1.2 IMPLANTAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA E SUAS VARIÁVEIS

3.1.2.1 ELABORAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA

A elaboração de um fluxo de caixa acontece na implantação do projeto até o provável término das movimentações financeiras do mesmo. Esses fluxos de caixa são compostos pelas despesas e receitas obtidas durante a execução da movimentação empresarial e seus respectivos resultados. O fluxo de caixa completo proporciona a análise de viabilidade econômica.

3.1.2.2 CAIXA

Essas contas que estão contidas no registro de caixa, normalmente utilizadas nas Empresas, servem aqui, apenas como exemplo, portanto, podem ser alteradas conforme a necessidade de cada empresa.

3.1.2.3 CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

O mesmo procedimento deve ser dado para a cobrança simples.

É evidente que, além das operações com bancos, existe cobrança em carteira, que são os documentos mantidos na empresa e, neste caso, deve haver um controle somente para esse tipo de carteira.

3.1.2.4 CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

Avaliar o volume de recursos obtidos através de compras a prazo. (verificar qual é o valor que a empresa deve no total).

Verificar a distribuição dos prazos de vencimentos.

Aumentar a segurança quanto aos pagamentos procedentes. (tentar diminuir ou evitar pagar as duplicatas em duplicidade).

Quais são as áreas importantes para desenvolver oportunos trabalhos financeiros?

Administração financeira – desenvolve a função de administrador financeiro, avaliando os direitos e as obrigações das empresas.

Este profissional atua em empresa privadas públicas, grandes, pequenas, com fins ou sem fins lucrativos (Ongs, associações e demais organizações que necessitam de análise de investimentos).

Identifique as oportunidades profissionais na administração financeira:

Analista financeiro – responsável pelo preparo dos planos financeiros e orçamentários, desenvolvimento de previsão financeira, análise financeira em conjunto com o contador.

Gerente de fundos de pensão - este profissional é responsável pela supervisão geral e administração de ativos e passivos do fundo de pensão dos colaboradores.

Qual a relação da administração financeira com a economia?

3.1.2.5 PLANILHA DE APURAÇÃO DE RESULTADO

Discriminação	$	%
1-RECEITAS OPERACIONAIS BRUTA
2-IPI
3-RECEITAS OPERACIONAIS LÍQUIDA (1-2)
3.1-Vendas à vista
3.2-Vendas à prazo
4-CUSTO TOTAL
5-CUSTOS VARIÁVEIS TOTAIS (6+7)
6-CUSTOS VARIÁVEIS DE PRODUÇÃO
6.1-Matéria-prima
6.2-Materiais secundários
6.3-Mão-de-obra direta
6.4-Encargos s/ mão-de-obra direta
6.5-Energia elétrica
6.6-Serviços de terceiros
6.7-Combustíveis / lubrificantes
7-CUSTOS VARIÁVEIS DE VENDA
7.1-ICM
7.2-PIS/ Contribuição social
7.3-Comissões
8-CUSTOS FIXOS
8.1-Salários
8.2-Encargos sobre salários
8.3-Energia elétrica
8.4-depreciação
8.5-Segurados
8.6-Material de expedição
8.7-Combustíveis / lubrificantes
8.8-Serviços de terceiros
9-RECEITA FINANCEIRA
10-DESPESAS FINANCEIRAS
11-LUCRO OPERACIONAL (7-8)

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

Esta planilha de apuração de resultado serve para demonstrar qual o resultado operacional que uma empresa obtém num determinado período. Nela são registradas as receitas, os custos variáveis e fixos, chegando ao custo total, e a apuração do lucro operacional e quais as participações relativas de cada conta em relação ao resultado que lhe convier. Constitui um excelente instrumento de apoio gerencial, por proporcionar condições para que se possa avaliar o comportamento das diversas contas, agindo sobre elas, se necessário. Essa planilha ajuda a conhecer as despesas e custos e permite ao empresário visualizar cada conta e propor reduções.

ORÇAMENTO DE CAIXA - Período de ___/____/____ à ____/____/____

Discriminação	$
1-ENTRADAS:
. Saldo Anterior
. Vendas à vista
. Cobrança de Contas
. Empréstimos
. Outras
TOTAL ENTRADA
2-SAÍDAS:
. Compra a Vista
. Fornecedores
. Funcionários
. Água/luz/telefone
. Impostos
. Retiradas
. Combustíveis
. Manutenção
. Outras
TOTAL SAÍDA
SALDO ATUAL

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

O orçamento de caixa serve para demonstrar como será o provável movimento de entradas e saídas de numerários num determinado período. Visa orientar o empresário, para tomar decisões no caso de sobras ou falta de caixa, criando condições para uma melhor administração do capital de giro, no que se refere a busca de empréstimos ou nas aplicações do excesso. Constitui um excelente elemento de apoio gerencial financeiro. Sem os controles básicos, a empresa vai ter muita dificuldade para fazer seu orçamento de caixa.

Em resumo, tanto a planilha de apuração de resultado como o orçamento de caixa, para entender como fazer este controle gerencial, deve-se, primeiramente, conhecer os controles básicos e, depois, aprofundar-se nos relatórios de apoio à gerência.

Como se pode observar nesta planilha, o seu preenchimento precisa ser alcançado pelos valores de vendas à vista. Dessa forma, faz-se uma apuração dos possíveis recebimentos de contas à prazo e empréstimos realizados, e talvez outros recebimentos, para, com isso, apurar, no período desejado, a possível entrada.

A partir de então, será possível fazer uma previsão dos pagamentos, que são: as compras à vista, pagamento de fornecedores, colaboradores, água, luz, telefone, impostos, pró-labore, combustíveis, manutenção que ocorre eventualmente e, talvez, outras despesas que podem ocorrer (deve-se prever uma despesa extra). Feito isto, terá o resultado dos pagamentos em um determinado período. Realizados estes diversos valores, será possível fazer uma previsão do saldo e, com isso, planejar melhores resultados da empresa no final do período.

3.2 REGISTRO DE CAIXA/BANCOS

Possibilitar a avaliação da disponibilidade de dinheiro para fazer frente aos pagamentos.

Possibilitar registro e programação de pagamento face ao dinheiro disponível da empresa.

Propiciar ao empresário maior segurança e controle do dinheiro da empresa.

3.2.1 PROCEDIMENTO PARA IMPLANTAÇÃO DE CONTAS-CORRENTE

Para facilitar a implantação, sugere-se que as entradas e saídas de recursos sejam centralizadas, ou seja, todos os documentos devem passar por uma única pessoa, tanto das compras à vista e a prazo, quanto vendas à vista e a prazo, para que, ao final do dia, a mesma faça o registro de todas as operações ocorridas nas empresas.

Este controle é de fácil aplicação e proporciona aos dirigentes condições de acompanhar e efetuar conciliações das contas bancárias, verificando se as entradas e saídas são pertencentes à empresa, lembrando que os depósitos devem ser registrados como entradas de dinheiro no banco e somando-se com o saldo anterior o qual terá um saldo atualizado. Quanto às saídas, faz-se necessário efetuar uma descrição do que foi efetivamente pago. Esta descrição, denomina-se histórico.

O empresário deve controlar as contas individualmente, ou seja, se houver duas ou mais contas correntes, deverá usar o controle para cada conta. Salienta que todos os cheques devem ser emitidos com cópias, visando segurança e controle às saídas de recursos. Após os registros, os documentos devem ser enviados para a contabilização.

3.2.2 CONTROLE DE CONTA-CORRENTE

EMPRESA:
CONTROLE DE CONTA CORRENTE
BANCO:
MÊS / ANO / FOLHA:
DIA	HISTÓRICO	DÉBITO(-)	CRÉDITO(+)	SALDO

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.2.3 PROCEDIMENTO PARA IMPLANTAÇÃO - CAIXA

Esse instrumento é de fácil aplicação e gera importantes informações para o dirigente acompanhar as entradas e saídas de recursos da empresa, sendo que as entradas devem ser registradas por contas específicas, contas essas que podem receber o título que se enquadre pelo tipo de entrada (venda à vista, salários, impostos etc.).

Essas contas, que estão contidas no registro de caixa, são as normalmente utilizadas nas Empresas e, servem aqui, apenas como exemplo; portanto, podem ser alteradas conforme a necessidade de cada empresa.

A utilização desse controle não dispensa o uso do movimento de caixa contábil padrão, descritivo, portanto, após os registros, os documentos devem ser enviados para a contabilização.

REGISTRO DE CAIXA

EMPRESA:
REGISTRO DE CAIXA
DISCRIMINAÇÃO / DATA	01	02	03	04	05	TOTAL
A. SALDO DO DIA ANTERIOR
B. ENTRADA DO DIA
B1. Vendas a vista
B2. Recebimentos diversos
B3. Juros recebidos
B4. Desconto de duplicata
B5. Empréstimos
B6. Outras entradas
B.7.
C. SAÍDAS DO DIA
C1. Compra a vista
C2. Pagamento de Fornecedor
C3. Pagamento de Empréstimos
C.4 Retirada dos sócios
C.5 Juros / Despesas Bancárias
C6. Correios
C7. Água, energia elétrica, telefone
C8. Mat. de expediente e consumo
C.9. Salários
C.10 Comissões
C.11 Encargos sociais(FGTS / INSS)
C.12. Impostos (ICMS)
C.13. Pis e Contribuição social
C.14. Combustíveis / lubrificantes
C.15. Imposto de renda (IR)
C.16. Seguros
C.17. Ônibus e táxi
C.18. Despesas de Viagem
C.19. Despesas com veículos
C.20. Honorários contábeis
C.21. Propaganda
C.22. Aluguel
C.23. Fretes
C.24.
D. Saldo do dia (A+B) - (C)
D.1. Banco 1
D.2. Banco 2
D.3. Dinheiro / cheques no caixa
D.4.

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.3 TIPOS DE CHEQUE

3.3.1 EM BRANCO:

É o cheque onde não consta o nome do favorecido / portador. Há definições do Banco central, regulamentadas periodicamente, até qual valor é permitido para que o cheque seja em branco. Neste caso, não há nenhuma segurança para o seu portador, pois qualquer pessoa poderá descontá-lo.

3.3.2 AO PORTADOR:

Expressão que é utilizada, quando não consta o nome a quem será destinado o cheque. A sua regulamentação segue as mesmas características do cheque em branco. Da mesma forma, quem possuir o cheque, terá o direito de descontá-lo.

3.3.3 NOMINAL:

Recebe esta denominação, aquele cheque que cita o nome do seu destinatário. Somente ele, ou através de um endosso seu, é que poderá ser sacado.

3.3.4 CRUZADO:

Denomina-se cheque cruzado, aquele que contém dois traços, paralelos no sentido vertical, que cruzam o cheque de baixo para cima. Neste caso, só é permitido para depósito, não sendo possível sacá-lo. Quando contiver o nome do favorecido entre os dois traços, somente neste nome é que poderá ser depositado.

3.3.5 ADMINISTRATIVO:

Chama-se administrativo, todo e qualquer cheque emitido por uma agência bancária. Neste caso, o banco emite o cheque, a pedido do proprietário da conta, em favor de um terceiro. O benefício para quem o receberá, é a garantia de que o cheque tem fundos.

3.3.6 ENDOSSADO:

É o ato pelo qual o portador, descrito na face do cheque, assina no verso, transferindo a sua posse para outro. Pode ser feito o endosso nominativo, onde o portador, dá o nome do novo favorecido.

3.4 TIPOS DE DOCUMENTOS

3.4.1 NOTA FISCAL:

Documento que oferece caráter legal à uma transação comercial. Só poderá ser emitida por uma pessoa jurídica. Pessoa jurídica são as empresas em geral.

3.4.2 FATURA:

Documento que resume a nota fiscal, citando seus principais dados: data de emissão, valor e data do vencimento, além dos dados do comprador e do vendedor.

3.4.3 DUPLICATAS:

Documento que se origina da fatura. Pode uma fatura originar dois vencimentos, surgindo então, a necessidade de se emitir uma duplicata para cada vencimento.

3.4.4 RECIBO:

Documento que dá a quitação a uma transação de negócio.

3.4.5 VALES:

Documento que identifica uma cessão de valores, sendo um comprovante para prestação de contas, não tendo, contudo, valor contábil.

3.4.6 NOTA PROMISSÓRIA:

Documento pelo qual o emitente, ao assinar, indica que está assumindo uma promessa de pagamento ao indicado, no prazo estipulado.

3.4.7 AVAL:

Ato pelo qual alguém (uma ou mais pessoas), assina(m) ao lado do emitente ou sacado, num documento de crédito responsabilizando-se, conjuntamente, pelo seu pagamento.

3.4.8 FIANÇA:

Ato pelo qual, alguém assume o compromisso ou responsabilidade por valores ou atos praticados por outra(s) pessoa(s).

IMPORTANTE:

Certificar-se sobre a validade legal de um documento. Para conseguir isto, procure o seu contador. Um documento contábil para fins fiscais, necessita de CNPJ. Logo, um recibo, um vale, um comando, um pedido, não terá validade fiscal. Mas o recibo, se constar o CNPJ ou CPF, tem valor como registro contábil para apuração de despesas / receitas, porque este documento preenche os requisitos do principio da realização da receita em confrontação com as despesas e também atende às normas do princípio do custo original com base no valor.

3.5 CONTAS A RECEBER

Avaliar a distribuição dos prazos de vencimento.

Estabelecer ações de agilização da cobrança

Avaliar a concentração no crédito a clientes.

Possibilidade de avaliar o volume de dinheiro existente em poder dos clientes.

3.5.1 PROCEDIMENTO PARA IMPLANTAÇÃO – CONTAS A RECEBER:

Para que o dirigente possa ter informações em relações aos recursos aplicados em contas a receber, é necessário que sejam implantados uma ficha de cadastro de cliente e um controle de contas a receber.

Para facilitar essa implantação, sugere-se que haja uma centralização quanto à elaboração e manutenção das informações nos formulários propostos. Dessa forma, quando ocorrer a primeira venda a prazo a um cliente, tanto pessoa jurídica como pessoa física, deve-se, numa primeira fase, elaborar a ficha cadastral e as respectivas avaliações. Se o cadastro for aprovado, efetua-se a venda.

Caso seja um cliente que já tenha cadastro na empresa, basta verificar como o mesmo se comportou quanto às vendas anteriores. É, a partir desse momento, que passa a exercer um controle dos valores individuais efetuados a cada cliente.

3.5.2 FICHA DE CADASTRO:

Esta ficha é de fácil implantação e, em uma primeira fase, gera informações para o dirigente avaliar o risco em conceder o crédito ao possível cliente. Em uma fase posterior, permite um acompanhamento e controle quanto aos valores das vendas a prazo realizadas com ele. A presente ficha propicia aos dirigentes condições de acompanhar todas as vendas a prazo realizadas individualmente e avaliar a pontualidade dos recebimentos dessas vendas.

FICHA DE CADASTRO DE PESSOA JURÍDICA

CADASTRO DE PESSOA JURÍDICA (1)		DATA (2) ____/____/____		CÓDIGO ___________
Razão Social: (3)
Denominação: (4)
Endereço: (5)			Fone: (6)
Bairro: (7)	Cidade: (8)		Estado: (9)		CEP: (10)
CNPJ.: (11)			Insc.Estadual: (12)
Ramo do Negócio: (13)
Prédio Próprio: (14) __________________________________________			Está em nome de quem? (15) ___________________________________________
Quanto paga de aluguel? (16)
Nome completo dos sócios ou titular (17) _________________________________		CPF (18) _____________________		Capital% (19) ____________________________
Bancos que trabalha (20) __________________________________________			Agencia (21) ___________________________________________
Fornecedores (citar endereços / telefones) (22)
Bens da empresa (23)
Fontes consultadas: (24)
SPC (25) sim ( ) não ( )			Local: (26)
Motivo: (27)
Assinatura: (28)

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

FICHA DE CADASTRO DE PESSOA FÍSICA

CADASTRO DE PESSOA FÍSICA (1)			DATA (2) ____/____/____				CÓDIGO ___________
Nome: (3)
Endereço: (4)				nº (5)			Fone:(6)
Cidade: (7)	Bairro (8)					Estado (9)		CEP: (10)
Data de Nascimento: (11) ____/____/____	CPF: (12) ____________________________						RG: (13) ___________________________
Trabalho (Empresa) : (14)							Fone: (15)
Cargo/Função: (16)		Salário:(17)					Admissão/ano: (18)
Cônjuge: (19)							Data de Nascimento: (20) ____/____/____
Cargo/Função: (21)		Salário:(22)					Admissão/ano: (23)
Bens: (24)
Referências Bancárias: (25)
1.
2.
3.
Referências Comerciais: (26)
1.
2.
3.
4.
(27) SPC sim ( ) não ( )
Local: (28)					Motivo (29)
Aval: (30) sim ( ) não ( )
Nome: (31)
Assinatura: (32)

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.5.3 CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

Para o funcionamento ideal do controle de contas a receber, há necessidade de que, as vendas à prazo do dia e os recebimentos, sejam informados aos responsáveis pelo preenchimento sendo que os lançamentos das vendas à prazo devem ser realizados no controle conforme o mês de vencimento e as baixas de acordo com os recebimentos.

Entretanto, ressalta que deve haver uma separação entre os tipos de carteiras nas operações com bancos; as mais comuns são descontos de duplicatas e cobranças simples. Nesses casos, os lançamentos devem ser realizados de forma individual por tipo de carteira, sendo as duplicatas lançadas em um controle e, se possível, separadas por banco, caso a empresa trabalhe com mais de um. O mesmo procedimento deve ser dado para a cobrança simples. É evidente que, além das operações com bancos, existe cobrança em carteira, que são os documentos mantidos na empresa e, neste caso, deve haver um controle somente para esse tipo de carteira.

CONTAS A RECEBER - INDIVIDUAL

CLIENTE:				CÓDIGO:
Autorizado por	Emissão	N. Fiscal nº	Valor Total	Duplicata nº	Venctº Data	Valor Prestação	Data Pagamento
___________	___________	___________	___________	___________	___________	___________	___/___/___
___________	___________	___________	___________	___________	___________	___________	___/___/___
___________	___________	___________	___________	___________	___________	___________	___/___/___

Fonte: Livro-Contabilidade Gerencial a Necessidade das Empresas! – Wagner Luiz Marques - 2004

3.5.4 CONTAS A RECEBER COLETIVO

CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

EMPRESA:				MÊS/ANO:				FL.:
Código	Cliente	Data	Tipo nº	Portador	Vencimento	Vlr.Nominal	Acumul.	Receb. Data	Valor	Saldo Acumul.	Juro Desc.
______	______	______	______	______	__________	__________	______	______	_____	______	____
______	______	______	______	______	__________	__________	______	______	_____	______	____
______	______	______	______	______	__________	__________	______	______	_____	______	____